Ça y est, vous avez vendu votre premier produit sur votre boutique en ligne ou fourni un service à un client et il est maintenant temps d’envoyer une facture pour confirmer tous les détails de la transaction. Se pose alors la question de la conformité à la réglementation française et européenne. Pas de panique, nous allons vous aider à y voir plus clair.
Commençons par définir ce qu’est une facture, quelles sont les informations qui doivent obligatoirement y apparaître et comment en créer une facilement. Nous vous proposons ce guide étape par étape pour rédiger correctement vos factures et éviter des retards de paiements ou une amende conséquente.
Astuce : consultez notre article pour comprendre comment créer une boutique en ligne et découvrez qu'est-ce que l'e-commerce avant de vous lancer !
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture, également appelée facture d'achat, est un document permettant de facturer un client pour la vente de produits ou services. Une facture atteste de la créance de l'acheteur. Considérez-le comme un accord officiel écrit entre vous (le vendeur) et votre client (l'acheteur).
En plus de documenter une transaction commerciale, les factures sont un excellent moyen de suivre les revenus de votre entreprise. Elles vous permettent de garder vos finances en ordre, simplifier la comptabilité pour la déclaration des impôts et préserver la transparence en cas de contrôle fiscal. Il en est de même pour votre client, les factures que vous lui envoyez vont lui permettre de gérer ses dépenses et sa trésorerie.
Le processus est plutôt facile à suivre :
Étape 1 : Vous envoyez une facture à votre client
Étape 2 : Le client accuse la bonne réception de la facture
Étape 3 : Le client paie le montant dû
Étape 4 : Vous envoyez une confirmation lorsque vous avez reçu le paiement
Quelles sont les mentions obligatoires ?
En France, les factures sont réglementées et certaines informations doivent absolument figurer pour que votre facture soit valide. Voici la liste complète des mentions obligatoires :
La date de la facture : date à laquelle vous émettez la facture.
Le numéro de la facture : un numéro unique pour chaque facture. Celui-ci doit être basé sur une séquence chronologique, continue et sans espace entre les numéros. Par exemple, facture n°00278.
L'identité du vendeur ou du prestataire de services : dénomination sociale, adresse du siège social, adresse de facturation (si différente), code NAF, numéro de Siren ou Siret, capital social , etc. Si vous n’avez pas de société, vous pouvez mettre votre nom, prénom et adresse.
L'identité de l'acheteur ou du client : dénomination sociale (ou nom et prénom pour un particulier) et adresse.
La date de la vente ou de la prestation de service : date à laquelle est effectuée la vente ou la prestation de service. Cela peut-être la même date que celle de la facture ou une date ultérieure.
Le Numéro du bon de commande : lorsqu'il a été préalablement établi par l'acheteur.
Le Numéro d'identification de TVA : numéro d'identification de TVA intracommunautaire du vendeur et du client professionnel (seulement si ce dernier est redevable de la TVA).
La désignation et le décompte des produits et services rendus : nature, marque, référence des produits. Matériaux fournis et main d'œuvre pour les prestations.
Le prix catalogue : prix unitaire hors taxes (HT) des produits vendus ou taux horaire HT des services fournis.
Le taux de TVA légalement applicable : il doit apparaître de manière claire pour chaque produit.
La réduction de prix : rabais, ristourne ou remise attribués lors de la vente ou de la prestation de service.
La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) : les deux mentions doivent apparaître l’une après l’autre.
Les indemnités : le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement (si applicable).
Toutes ces informations sont obligatoires et si vous omettez l’une d’entre elles, vous risquez une amende de 15 euros par mentions oubliées. Toutefois, s'il manque plusieurs mentions, l’amende est plafonnée à un quart du prix de votre vente ou de votre prestation.
En revanche, si vous n’envoyez pas de facture ou si vous émettez de fausses factures, la législation est claire : vous risquez une amende de 75 000 € si vous êtes une personne physique (individu) ou une amende de 375 000 € si vous êtes une personne morale (société). Mieux vaut donc prendre quelques minutes pour rédiger et envoyer vos factures.
Comment créer une facture ?
Créer une facture avec un générateur de factures
De nos jours, il est extrêmement facile de créer une facture. En fait, vous pouvez créer une facture professionnelle en quelques minutes à l'aide du générateur de factures Wix (bientôt disponible en français). Suivez simplement ces étapes :
Étape 1 : Saisir les informations générales de votre facture
La date à laquelle la facture est émise et la date d’échéance du paiement.
Étape 2 : Ajouter les informations de votre client
Toutes les informations concernant la société de votre client ou ses informations personnelles s’il s’agit d’un particulier.
Étape 3 : Décrire les produits ou services que vous facturez
Ajoutez une ligne pour chaque produit ou service avec une description. Puis ajouter le prix (ou taux horaire), la quantité (ou nombre d'heures effectuées), les remises (le cas échéant), toute note ou condition supplémentaire et le total HT et TTC.
Étape 4 : Finaliser et envoyer votre facture
Avant d'envoyer votre facture, assurez-vous que toutes les informations soient correctes. Une fois que vous êtes prêt, vous pouvez choisir de l'envoyer par e-mail directement à votre client ou de la télécharger et de l’envoyer vous-même manuellement.
Créer une facture manuellement
Vous pouvez également créer une facture sans l'aide d'un générateur. Si le processus est plus long, il reste simple et accessible pour vos premières factures :
Étape 1 : Ouvrir une feuille de calcul vierge
Ouvrez une nouvelle feuille de calcul à l'aide d'un programme tel que Google Sheets ou Microsoft Excel.
Étape 2 : Créer un en-tête de facture personnalisé
Ajoutez un en-tête à votre facture avec les détails de votre marque et les informations de facturation telles que votre logo, vos coordonnées professionnelles, la date de facturation et le numéro de facture.
Étape 3 : Ajouter les informations de votre client
Saisissez les coordonnées de votre client, telles que le nom de son entreprise, le nom du contact concerné, son adresse, son e-mail et son numéro de téléphone.
Étape 4 : Ajouter la date d'échéance du paiement
En haut de la facture, indiquez le jour, le mois et l'année où le paiement est dû.
Étape 5 : Ajouter une liste détaillée des ventes ou des prestations
Vous pouvez insérer un tableau avec plusieurs colonnes décrivant les services spécifiques fournis et / ou les marchandises vendues, la date de la commande, le coût unitaire, le nombre d'unités vendues et le montant dû pour chaque article/service. N’oubliez pas de mentionner la devise.
Étape 6 : Calculer le total
Ajoutez une dernière colonne pour calculer le montant total dû pour la facture. De nombreuses feuilles de calcul feront le calcul pour vous, comme la fonction SOMME d'Excel. N'oubliez pas d’inclure les remises et la TVA dans le total.
Étape 7 : Ajouter les détails du paiement
Ajoutez des informations de paiement pertinentes, telles que l'identifiant PayPal. Pour un virement bancaire, indiquez votre nom, numéro de compte, IBAN (ou code SWIFT), banque et adresse bancaire.
Étape 8 : Enregistrer votre facture
Vous pouvez la sauvegarder en PDF et l'envoyer par email ou l'imprimer pour l'envoyer par La Poste en format papier.
Que se soit une facture créée manuellement ou avec un logiciel, nous vous proposons quelques conseils pour rendre vos factures encore plus professionnelles.
Cinq conseils pour rédiger une facture professionnelle
Même si la facture est un document officiel, vous pouvez la personnaliser pour qu’elle soit à l’image de votre entreprise. Voici quelques conseils pour vous démarquer, renforcer votre image de marque et montrer que vous êtes professionnel.
01. Inclure le logo de votre marque
Ajoutez votre logo à la facture pour que votre image de marque reste cohérente. Vous n’en avez pas encore ? Créez un logo personnalisé pour votre entreprise à l'aide d'un générateur de logo.
02. Créer ou utiliser un modèle de facture
Créez votre propre modèle ou utilisez un modèle déjà créé. Ensuite, gardez la structure et l'apparence de vos factures cohérentes afin que vos clients puissent facilement les reconnaître et trouver les informations qu'ils recherchent. Vous pouvez également obtenir le même effet en utilisant un générateur de factures.
03. Offrir plusieurs options de paiement
Si vous souhaitez vous assurer que vos clients paient à temps et rapidement, il peut être utile de proposer une variété d'options de paiement sécurisées. Par carte bancaire, paypal, chèque ou virement, à vous de choisir. Le paiement en espèce peut également être utilisé mais à hauteur de mille euros maximum.
04. Vérifier l'orthographe et les fautes de frappe
Cela peut sembler évident, mais vous seriez surpris du nombre d’entreprises qui ne le font pas ! Le fait de devoir apporter des corrections et renvoyer des factures peut remettre en question le sérieux de votre entreprise. Vérifiez donc deux ou trois fois vos factures avant de les envoyer. Vous pouvez même demander à quelqu’un de les relire pour vous.
05. Conserver vos factures dans un endroit sûr
Toutes les factures que vous envoyez doivent être conservées pendant 10 ans. Nous vous conseillons donc de sauvegarder toutes vos données sur un serveur accessible depuis n’importe quel ordinateur, avec un système sécurisé pour que vos factures restent entre de bonnes mains. Si vous cherchez une solution plus simple, vous pouvez aussi sauvegarder vos factures sur le cloud en utilisant une application comme Google Drive.
En conclusion
Les factures ne sont pas toujours une partie de plaisir mais elles sont absolument nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise. Vous devez créer une facture pour chaque nouveau paiement, sans exception. N'oubliez pas d'inclure toutes les mentions obligatoires citées ci-dessus et suivez nos quelques conseils pour une facture réussie.