Dans le monde professionnel contemporain, la communication joue un rôle essentiel pour entretenir des relations solides avec les clients, les partenaires et les collègues. Que ce soit pour des vacances bien méritées, une maladie imprévue ou d’autres engagements, la rédaction d’un message d’absence clair et professionnel est cruciale. Cet article s’attache à explorer les bonnes pratiques pour la rédaction de ces mails automatiques d’absence et propose des exemples concrets pour vous guider dans cette démarche.
Que vous soyiez salarié ou à votre compte, un message d'absence vous sera utile pour créer une relation de confiance avec vos équipes ou clients. Si vous débutez dans votre entreprise ou à votre compte, vous devrez vraisemblablement créer un site d'entreprise pour vous rapprocher de vos clients potentiels ou pour vous faire connaître en ligne alors n'attendez plus et créez votre site avec Wix, puis découvrez comment créer une entreprise et comment devenir entrepreneur.
Même si vous n'avez pas encore trouvé le job de vos rêves et que vous voulez informer les recruteurs de votre absence, cet article est fait pour vous. Profitez-en également pour découvrir « comment faire un bon CV ? et à consulter nos modèles de CV pour vous inspirer.
Qu’est-ce qu’un message d’absence et pourquoi est-il important ?
Un message d’absence est une réponse automatique envoyée par e-mail pour informer les expéditeurs que vous êtes temporairement indisponible. Cela peut être dû à des vacances, une maladie, une formation ou d’autres raisons. L’objectif principal d’un message d’absence est de maintenir une communication transparente en informant vos contacts de votre absence et en leur fournissant des informations utiles.
La rédaction soignée d’un message d’absence revêt une importance capitale pour diverses raisons. Tout d’abord, elle témoigne de votre professionnalisme et de votre souci de maintenir une communication ouverte avec vos contacts. En fournissant des informations précises sur votre absence ainsi que sur la date à laquelle ils peuvent s’attendre à une réponse de votre part, vous contribuez à gérer efficacement les attentes et à éviter les malentendus. De plus, un message d’absence peut renforcer la confiance dans vos relations professionnelles en démontrant votre fiabilité et votre attention aux besoins de vos interlocuteurs.
Si vous préférez travailler à votre compte, en ajoutant un message d’absence sur votre site internet, ou un message automatique en réponse à vos commandes, vous pouvez assurer une communication transparente même sans être présent. En configurant un message d’absence depuis votre e-mail professionnel, vous pouvez informer les visiteurs de votre site internet de votre absence et leur indiquer quand ils peuvent attendre une réponse de votre part. Cette démarche démontre votre engagement à maintenir une communication ouverte avec votre audience, renforçant ainsi la confiance et la fidélisation des clients envers votre marque.
En outre, si vous souhaitez améliorer davantage votre communication professionnelle par e-mail, vous pourriez également consulter nos articles sur comment se présenter dans un e-mail ou comment créer une signature d’email, qui vous offriront des conseils pratiques pour une correspondance professionnelle efficace et soignée.
Les éléments essentiels à inclure dans votre message d’absence :
1. La raison de votre absence
Il est impératif de préciser la raison de votre absence. Que ce soit pour des vacances bien méritées, une convalescence à la suite d’une maladie, une participation à une formation professionnelle ou d’autres engagements prévus, spécifier le motif de votre absence permet à vos contacts de comprendre pleinement la nature de votre indisponibilité. Cette transparence favorise une communication efficace et évite toute confusion quant à votre disponibilité.
2. La durée de votre absence et le délai de réponse
Informez avec précision les destinataires de la période pendant laquelle vous serez indisponible et de la date de votre retour. Cette information permet à vos contacts de mieux planifier leurs attentes et leurs besoins en fonction de votre absence. Que ce soit pour une courte période de quelques jours ou pour une plus longue durée, fournir cette indication temporelle offre une clarté essentielle dans la gestion des interactions pendant votre absence.
Pensez également à préciser le délai de réponse auquel peuvent s’attendre vos interlocuteurs dans votre message d’absence. Soyez transparent : que vous ne puissiez pas du tout consulter vos e-mails pendant votre absence ou que vous répondiez avec un délai plus long que d’habitude, l’essentiel est de le communiquer.
3. La personne de contact pendant votre absence
Fournissez des informations détaillées sur les personnes à contacter en votre absence pour toute question urgente ou tout problème nécessitant une attention immédiate. Précisez leurs noms, leurs fonctions et leurs coordonnées de contact afin que vos interlocuteurs puissent rapidement trouver une assistance appropriée en cas de besoin. Cette mesure proactive garantit une continuité dans le service et permet de répondre efficacement aux demandes urgentes, renforçant ainsi la confiance de vos contacts dans votre capacité à gérer les situations, même en votre absence.
4. Un message de remerciement
Exprimez sincèrement votre gratitude envers les destinataires pour leur compréhension et leur patience pendant votre absence. Cette marque de reconnaissance renforce les liens professionnels et favorise un climat de confiance et de respect mutuel, ce qui contribue à maintenir des relations positives même lorsque vous êtes momentanément indisponible.
Conseil de pro : un message d’absence doit allier professionnalisme et convivialité.
Évitez les erreurs courantes telles que les fautes de frappe et veillez à maintenir un ton approprié pour le contexte professionnel. En outre, l’inclusion d’une signature d'e-mail d’entreprise peut renforcer votre image professionnelle et favoriser une meilleure identification de votre marque.
5 modèles de message d’absence selon vos besoins
1. Modèle de message d’absence pour congés classiques
« Bonjour,
Merci de votre message.
Je suis actuellement en congés et je ne serai pas disponible pour répondre à vos messages jusqu’au [date de retour].
Pour toute urgence, veuillez contacter [Nom de la personne de contact et ses coordonnées].
Je vous répondrai dès que possible à mon retour.
Cordialement,
[Votre nom] »
2. Modèle de message d’absence pour congé maladie
« Cher(e) [Nom du destinataire],
Je vous remercie pour votre message.
Malheureusement, je suis actuellement en arrêt maladie et je ne pourrai vous répondre avant le [date de retour prévue].
Pour toute question urgente, veuillez contacter [Nom de la personne de contact et ses coordonnées].
Cordialement,
[Votre nom] »
3. Modèle de message d’absence pour formation professionnelle
« Bonjour,
Merci pour votre message.
Je suis actuellement en formation professionnelle et je serai indisponible jusqu’au [date de retour].
Vos messages seront traités à mon retour.
Si votre demande nécessite une attention immédiate, veuillez contacter [Nom de la personne de contact et ses coordonnées].
Cordialement,
[Votre nom] »
4. Modèle de message d'absence pour congé maternité / paternité / parental
« Bonjour,
Merci pour votre message.
Je suis actuellement en congé maternité / paternité / parental jusqu'au [date de retour prévue] inclus. Merci de prendre contact avec [Prénom Nom] par email à l'adresse suivante : [adresse mail] ou par téléphone au numéro [numéro].
Cordialement,
[Votre nom] »
5. Modèle de message d'absence pour motifs familiaux
« Bonjour,
En raison d'une urgence familiale, je serai absent jusqu'au [date approximative de retour]. Veuillez contacter [email et nom] pour toute question.
Merci de votre compréhension.
Bien à vous,
[Votre nom] »
Exemples de messages d'absences originaux pour vous inspirer
Business is business
Vous avez le droit de prendre des vacances de temps en temps, certes, mais pour autant, est-ce que le monde doit s’arrêter de tourner ? Voici un message pour signifier à tous vos destinataires que vous n’êtes pas là, mais qu’il y a d’autres moyens d’obtenir ce qu’ils souhaitent. Prenons l’exemple d’un coach sportif. Il peut encourager ses clients à prendre rdv en ligne et à s’inscrire à la newsletter en attendant patiemment qu’il revienne de vacances.
L’opportuniste
Le terme « message d’absence » peut sembler froid et impersonnel. Mais, ce n’est pas toujours le cas. Vous pouvez au contraire utiliser cet e-mail pour présenter votre entreprise ou vos produits et commencer à créer un lien avec vos clients. Vous avez toute leur attention, puisqu’ils viennent de vous envoyer un message, alors profitez-en. Non seulement, vous établissez un bon contact, mais vous diminuez également le sentiment de frustration que peuvent ressentir vos destinataires s’ils n’arrivent pas à vous joindre.
L'expert marketing
Y a-t-il une chance pour que vous ne soyez pas au ski, mais à une conférence de travail ? Si c’est le cas, n’hésitez pas à le dire dans votre message. Montrer que vous vous tenez au courant des nouveautés dans votre domaine vous fera gagner en crédibilité auprès de vos clients.
L'original
Ce n’est pas parce que vous vous trouvez à des centaines (voire des milliers) de kilomètres qu’il faut arrêter de faire rire la galerie. Si votre industrie et votre entreprise s’y prêtent, c’est toujours très plaisant de recevoir un message d’absence rempli d’humour. Vous pouvez même y ajouter une image ou un GIF.
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