À l’ère du numérique, envoyer des e-mails est presque devenu un art. Que ce soit les messages de présentation à des clients, à des collaborateurs potentiels ou répondre à des offres d'emploi, les e-mails de toute sorte abondent sur nos écrans. Pas surprenant que de nombreux professionnels ignorent les messages émanant d’expéditeurs inconnus. Pour établir des relations solides, vous devez peaufiner votre stratégie d’écriture.
Il y a une vingtaine d'année, créer un site internet ou utiliser les réseaux sociaux pour promouvoir un business semblait être une idée bien farfelue. Maintenant, le Web est devenu un moyen de communication courant. Un mail bien rédigé permet d’établir un premier lien de qualité et de partir sur de bonnes bases. Savoir se présenter par mail vous sera utile pour faire connaître votre entreprise ou vous même, si vous postulez pour le job de vos rêves par exemple.
Astuce : Consultez nos articles pour savoir faire un bon CV, puis inspirez-vous de nos exemples des meilleurs CV, il vous restera ensuite à suivre nos conseils pour rédiger un mail et plus rien ne vous arrêtera !
En effet, vous ne pouvez pas adresser n’importe quel message à n’importe qui.
Pour initier une vraie conversation, vous devez y réfléchir à deux fois avant de cliquer sur le bouton « Envoyer ».
Il en va de même lorsque vous êtes absent. Là encore, la communication et la transparence sont primordiales pour gagner la confiance.
Consultez nos exemples de messages d'absence pour avoir l'air professionnel en toute circonstance, puis revenons au basique qu'est la présentation par e-mail.
Comment se présenter par e-mail en 10 étapes
1. Commencer avec un objet qui capte l’attention
Soyons honnêtes : Quand vous recevez un e-mail d’un inconnu dont l’objet est : “Une occasion à ne pas louper !”, combien de temps vous faut-il pour le marquer comme spam ou le supprimer ? L’objet du message est peut-être l’élément le plus important. Voyez-le comme un mot de passe secret pour une super fête. Si vous prononcez les mots justes à l’entrée, c’est gagné.
Votre premier défi consiste à montrer que vous n’êtes pas un spammeur. Puisque le destinataire ne reconnaîtra probablement pas votre nom, l’objet doit être personnalisé et se distinguer de la masse. Démarquez-vous des autres annonceurs avec de vraies références et en capitalisant uniquement le premier mot de la phrase. Envisagez quelque chose comme :
« Bonjour [nom]. Je souhaiterais échanger au sujet de [société / job / thème] »
« Question à propos de [société] »
« Re : votre [article / post / interview] sur [thème] »
Pour trouver le bon objet, nous vous suggérons de faire une petite expérience : Durant les trois prochains jours, analysez votre inbox et déterminez les objets que vous aimez et ceux qui ne vous attirent pas. Essayez de comprendre ce qui suscite votre intérêt et pourquoi.
2. Peaufiner l'introduction
Vous l’avez fait ! Votre objet était si pertinent qu’il vous a valu un clic. Voici la deuxième étape : vous assurer de recevoir une réponse. Les premières phrases de votre e-mail sont déterminantes. Vous devez donc les aborder de manière stratégique. L’objectif est d’expliquer brièvement et clairement au destinataire pourquoi vous le contactez et quel est l’enjeu pour vous et pour lui. Annoncez rapidement ce que vous proposez :
« Je vous contacte en vue d’une éventuelle collaboration. [détails] »
« J’ai pris connaissance de votre projet sur [thème] et je pense que notre travail sur [thème] pourrait vous intéresser. [détails] »
« Je sais que votre société cherche un [fonction] et je souhaite présenter ma candidature. [détails] »
Si vous voulez mentionner une relation commune, vous pouvez le faire ici :
« J’ai entendu parler de votre entreprise par mon collègue, [nom]. »
« [Nom] de [société] m’a suggéré de vous contacter. »
3. Montrer que vous avez fait des recherches
Lorsque vous envoyez un email à un inconnu, vous devez mettre en évidence l’intérêt que vous portez à son activité pour capter son attention. C’est à lui en particulier que vous vous adressez pour vendre ou faire de la promo parce que vous avez des enjeux communs. Vous devez donc vous familiariser avec ce qu’il fait et la vision de son entreprise. Voilà ce dont vous allez parler dans votre message. Mais attention, il faut être subtile. Vous ne voulez pas être vu comme un fan trop enthousiaste. Vous devez sembler intéressé, pas désespéré. Voici quelques bons exemples :
« Je suis votre société sur Twitter et j’ai été ravi d’apprendre que […] »
« J’admire votre travail sur […] et je pense que nous avons des intérêts communs. »
« Votre entreprise étant axée sur […], vous trouverez sûrement notre plateforme utile pour votre projet sur […] »
4. Faire preuve d’assurance mais éviter le discours commercial
Votre e-mail ne doit pas être vu comme un argumentaire de vente, même s’il en contient un. Écrivez comme un être humain, pas comme un robot. N’oubliez pas que de l’autre côté de l’écran se trouve une personne que le contenu marketing n’intéresse pas. À la place d’une pub, envoyez une intro convaincante, comme :
« Mon entreprise fournit des services de marketing numérique à des musiciens et à des groupes indépendants. Nous aidons nos clients à promouvoir leur musique en ligne et à toucher un public plus large. »
Un ton pro et énergique permet de capter l’attention du destinataire.
5. Mettre en avant son intérêt
Au regard des deux derniers points, pour ne pas être « commercial », vous devez détourner l’attention de votre produit, de votre entreprise ou de votre service et mettre l’accent sur une éventuelle collaboration. En d’autres termes, au lieu d’étaler vos articles, indiquez comment vous comptez les exploiter au profit du destinataire :
« J’ai travaillé en tant que consultant en cyber-sécurité pour diverses organisations, y compris [détails]. Je pense pouvoir apporter à [nom de la société] de précieuses infos sur la façon de se protéger et de prémunir ses clients contre les attaques et je peux aider votre équipe à mettre en œuvre des mesures concrètes pour y parvenir. »
Pour prouver votre sérieux, envoyez toujours vos emails professionnels à partir d'une adresse email professionnelle qui correspond à votre site internet ou au nom de votre entreprise.
6. Être concis
Vous pouvez être tenté d’écrire un long message présentant votre vision et détaillant votre expérience et vos qualifications. Abstenez-vous. Vous avez travaillé dur pour que votre e-mail soit ouvert et vous ne voulez pas perdre le lecteur à cause d’un texte sans fin. Nous vous recommandons de scinder votre message en trois sections courtes :
Ouverture (1-2 phrases).
Offre (2-3 phrases).
Suggestion pour avancer (1 à 2 phrases) – nous expliquons plus en détails cette partie plus loin.
Faites de chaque section un paragraphe individuel pour que votre e-mail soit clair et aéré.
7. Adapter votre ton à votre destinataire
Il existe différents types d’e-mail de présentation. Si le respect et la courtoisie sont toujours de mise, le choix de la formulation peut varier en fonction d’un certain nombre de facteurs. Commençons par l’introduction. Si vous contactez un individu et lui proposez une démo de votre service, c’est pour qu’il devienne client. Si vous suggérez une collaboration à un artiste dans votre domaine, vous tentez d’établir une relation pro d’égal à égal. Et si vous demandez à un acteur puissant de votre secteur de travailler pour votre entreprise, c’est pour qu’il intègre votre équipe. Chaque situation suppose une approche adaptée.
Outre votre relation avec le destinataire, le contexte peut différer selon les secteurs d’activités. Chaque industrie a ses codes culturels. Le ton et le vocabulaire employés dans votre message doivent correspondre à ce qui se fait dans le domaine du destinataire. Supposons que vous – un avocat – envoyez un e-mail au propriétaire d’une galerie d’art au sujet de contrats d’exposition. Vous ne voulez sûrement pas utiliser un jargon juridique. Pour les professionnels qui travaillent avec des clients dans diverses branches (designers, consultants, etc.), c’est encore plus important. Si c’est votre cas, adaptez le contenu de votre e-mail à la culture pro de chaque destinataire.
8. Choisir vos liens avec le plus grand soin
Dans un mail de présentation, les distractions sont vos ennemies. Vous voulez que le lecteur reste concentré sur votre message et qu’il vous réponde. En ajoutant des liens, vous risquez de détourner son attention. D’un autre côté, les liens vers des sites web externes attestent de votre expérience et de votre sérieux. Pas de panique, il existe une solution à ce dilemme. Suivez simplement ce guide :
Envoyez toujours vos emails de votre adresse email professionnelle avec le nom de votre entreprise. Cela montre votre professionnalisme sans avoir besoin de rajouter d'autres liens vers votre site (à part dans votre signature).
Insérez un lien pour diriger le destinataire vers des éléments importants qui ne peuvent pas être inclus dans l'email comme votre portfolio, votre CV ou votre site vitrine.
Si vous demandez au destinataire d’accomplir une tâche comme confirmer sa participation à un événement ou s’inscrire à une démo, incluez un lien direct vers cette page.
Servez-vous de votre signature d’e-mail pour ajouter des liens vers des pages utiles mais non cruciales, y compris votre site internet ou votre profil sur les réseaux sociaux.
Ne mettez pas plus d’un lien dans le texte et plus de deux dans votre signature.
Utilisez des services de raccourcissement de liens tels que Bitly si vos liens sont longs ou complexes.
9. Être clair concernant l’étape suivante
Jusqu’à présent, vous avez si bien travaillé que votre e-mail a été ouvert et même lu. Génial ! Mais le but ultime demeure : allez-vous recevoir une réponse ? Votre e-mail a-t-il fait mouche ? Pour que l’échange passe au niveau supérieur, votre message doit être explicite à propos de l’étape suivante. Il doit inclure un appel à l’action (CTA) qui incite le destinataire à faire quelque chose. Si le CTA l’invite à agir, c’est vous qui fixez les conditions. Ne le submergez pas avec trop d’options. Choisissez la marche à suivre et orientez-le dans cette direction :
« J’aimerais poursuivre la conversation par téléphone. Quelles sont vos disponibilités ? »
« Nous avons encore des créneaux disponibles pour notre webinaire la semaine prochaine et serions ravis que vous vous joigniez à nous. Vous pouvez confirmer votre présence ici. »
« Je vous ai préparé une démo de 30 secondes. Je vous laisse la regarder et nous pouvons en discuter la semaine prochaine. Seriez-vous disponible lundi à 15h ou mardi dans la matinée ? »
10. Conclure de façon professionnelle et courtoise
Une dernière chose pour finaliser votre mail : une formule de politesse. Il y a des formules spécifiques à employer, même si certaines sont utilisées de manière générale. “Amitiés” est trop personnel et “Sincèrement” est trop froid. Vous devez trouver le juste milieu comme : « Meilleurs vœux », « Merci », « Bien à vous, » ou « Cordialement ». Notez que ce sont des expressions abrégées et plus familières qui remplacent les « Je vous souhaite le meilleur… », « Veuillez agréer l'expression... », etc.
Il serait bien de terminer avec un rappel amical indiquant que vous espérez un réponse, par exemple :
« Dans l’attente de votre retour.
Merci,
Nom »
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