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Conseils Pour Entreprises \ 29 Novembre 2018

Chat ou e-mail ? Le guide de la communication en entreprise

Dans la vie personnelle comme professionnelle, on ne manque pas de moyens de communication. Il y a bien sûr le face-à-face (malheureusement, en voie de disparition), et puis il y a toutes ces messageries en ligne, instantanées ou non : texto, WhatsApp, Slack, Messenger, Hangouts, Gmail et on en passe. La question est : pourquoi avons-nous besoin de tout cela ?

Envoyer un mail à un collègue pour recevoir une réponse ou une approbation peut sembler basique. Seulement, nous voulons des réponses rapides – et par rapide, on entend dans les 10 minutes qui suivent. Si nous avons souvent notre boîte mail ouverte sur notre navigateur, nous ne lisons pas chaque nouveau message qui apparaît dans la seconde. Il peut arriver que nous soyons en réunion toute la journée, ou bien, que fasse à la charge de travail, nous laissons passer quelques mails sans y prêter attention. Voilà pourquoi, nous passons à d’autres modes de communication, plus instantanés, comme des chats ou des textos sur notre téléphone.

Seulement, on s’y perd ! L’équipe marketing est sur Hangouts et les développeurs communiquent via Slack. Alors, quelle application utiliser et avec qui ? Doit-on parler à son boss sur WhatsApp ? Si comme nous, vous vous demandez constamment sur quelle plateforme faire vos demandes écrites, vous êtes au bon endroit. Découvrez notre guide de la communication 2.0 en entreprise.

Google Hangouts

C’est notre option favorite chez Wix. Avec un accès automatique à votre liste de contacts Gmail, vous pouvez facilement trouver le collègue que vous cherchez à joindre. Une notification est envoyée sur le mobile à chaque message pour vous assurer que votre destinataire puisse répondre rapidement, même s’il est en chemin pour son cours de sport. Toutes les conversations sont automatiquement sauvegardées, vous pouvez faire des recherches et presque tous les formats d’image peuvent être envoyés via la fenêtre de messagerie. Vous pouvez ouvrir Hangouts pour contacter une personne en particulier ou un groupe.

Comment l’utiliser : pour des messages privés ou de groupe qui n’ont pas besoin d’être remis dans leur contexte. Par exemple : une info sur un projet en cours ou une question rapide.

Les documents partagés

On reste chez Google avec les Google Docs. Ils sont extrêmement pratiques lorsque l’on travaille à plusieurs. Fichier doc, tableau, diapo, tous les formats sont disponibles. Vous pouvez ajouter des commentaires (que vos collègues recevront aussi par e-mail) ou compléter le document, et ce, depuis votre ordinateur ou votre mobile. Tout votre travail est sauvegardé et organisé dans le Drive.

Comment l’utiliser : pour le travail de groupe. Faites attention, ce n’est pas l’endroit pour des conversations privées.

Slack

Cette plateforme vous permet de créer des « chaînes » dédiées seulement à un projet. Encore une fois, les messages groupés et les messages persos sont possibles. La grande différence est qu’ici, vous pouvez ajouter des contacts ne faisant pas partie de votre entreprise. C’est donc très pratique pour communiquer avec vos clients ou prestataires. Petit plus : vous pouvez copier-coller des lignes de codes, ce qui en fait la plateforme préférée des développeurs.

Comment l’utiliser : pour des messages un peu techniques ou pour tout ce qui est lié à un projet en particulier. C’est aussi un bon moyen de communication avec des personnes en dehors de votre organisation.

E-mail

Eh non, l’e-mail n’est pas encore mort. C’est un incontournable dont vous ne pouvez pas vous passer. Même si vous utilisez d’autres plateformes, il y a de grandes chances pour que vous receviez des notifications par e-mail. C’est l’endroit idéal pour rassembler toutes vos conversations pros et les organiser avec des labels, des filtres, des drapeaux, etc. Le seul point négatif est que votre boîte mail est souvent spammée avec toutes sortes d’infos, de telle sorte que vous n’avez même plus envie de la consulter.

Comment l’utiliser : pour les conversations qui doivent être organisées et enregistrées, et pour toutes les informations trop longues pour être partagées via un chat.

Texto/ WhatsApp

C’est un bon moyen de communication si vous avez besoin d’une réponse immédiate et si la personne que vous cherchez est injoignable. Un groupe WhatsApp pour votre équipe est également utile pour partager des informations immédiates (comme une localisation si vous vous retrouvez pour aller prendre un verre un soir) ou qui concerne l’ensemble du service. En revanche, c’est à éviter pour les messages sur un projet en particulier. Non seulement la plateforme n’est pas adaptée à un usage professionnel, mais vous risquez aussi de déranger vos collègues.

Comment l’utiliser : pour les conversations informelles avec des personnes que vous connaissez bien ou pour des messages qui n’ont pas besoin d’être sauvegardés. Vous pouvez l’utiliser en complément d’un e-mail, lorsque vous n’avez pas reçu de réponse.

Outils de gestion de projet (Trello ou Leankit)

Ces outils ne sont pas des plateformes de chat, mais c’est une excellente option pour collaborer à plusieurs sur un projet. Vous pouvez informer vos collègues sur votre progression et si vous pourrez respecter les délais ou non. Il y a également une possibilité d’ajouter des liens, de taguer des collaborateurs, d’assigner des tâches, et bien sûr, vous recevez des notifications par e-mail.

Comment l’utiliser : pour les projets de groupe et pour suivre l’avancée d’une tâche.

Les réseaux sociaux

C’est un monde à part entière. Vous savez bien de quoi on parle : Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat et tous les autres. De façon générale, on vous conseille de ne pas trop les mêler au travail. Vous pouvez toujours les utiliser entre collègues pour tout ce qui concerne la sphère privée.

Comment les utiliser : pour partager des photos de soirées et définir du lieu du prochain happy hour.

Comment faire le bon choix ?

Avec toutes ces méthodes, il est important de se poser les bonnes questions avant de commencer à pianoter sur son clavier. Slack, Hangouts ou e-mail ? C’est parfois une question de feeling et de bon sens. Pour toutes les autres fois, voici comment faire votre choix :

Demandez-vous « Qui » : quelle relation entretenez-vous avec votre destinataire ? Est-ce qu’il a une plateforme de prédilection ? Si vous savez que ce chef de service a souvent 3000 e-mails non lus, il vaut peut-être mieux le contacter autrement.

Demandez-vous « Quoi » : quel est le sujet de votre message ? Si vous avez besoin d’une approbation, assurez-vous qu’il puisse être sauvegardé. S’il s’agit d’une question rapide, vous n’avez peut-être pas besoin d’écrire un e-mail.

Demandez-vous « Où » : votre destinataire est-il face à son écran, en réunion, à la maison avec ses enfants ou malade sous sa couette ? Choisissez votre plateforme en fonction. Dans tous les cas, faites attention à ne pas être trop intrusif et à respecter la vie privée de vos collègues.

Demandez-vous « Quand » : quel est votre deadline ? Avez-vous besoin d’une réponse avant la publication d’un article ? Travaillez-vous sur un autre fuseau horaire ? Toutes ces questions sont à prendre en compte.

Il existe un autre moyen de communication dont nous n’avons pas parler et pourtant, qui est souvent plus efficace que les autres. Vous l’avez deviné, il s’agit de la conversation en face-à-face. Quoi de plus simple et de plus rapide que de passer une tête dans le bureau de son collègue pour demander une info. Cela vous permettra de créer des liens et de bouger un peu de votre chaise. Et puis, un joli sourire fera plus plaisir qu’un message bien écrit !

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Publié par Equipe Wix

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