Tout comme créer un site internet, faire des réunions de travail devrait avoir pour but de développer votre entreprise, n’est-ce pas ? En théorie, oui. En pratique, la plupart des employés pensent que c’est une immense perte de temps.
Parmi les plaintes les plus courantes, on retrouve : les personnes qui arrivent en retard, un objectif de réunion non défini et une mauvaise gestion du temps. On en finit par se demander s’il ne valait pas mieux envoyer un email.
Malgré cela, il y a toujours un intérêt à se parler en face à face. Une réunion est réussie lorsque tous les participants savent ce qu’ils doivent apporter au groupe et que cela fait partie intégrante de leurs tâches. Ce n’est pas mission impossible. C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Découvrez ce qu’il faut faire pour mener une réunion de travail efficace :
Cela requiert-il une réunion ?
Définir un ordre du jour
Revoir la liste des invités
Commencer et finir à l’heure
Bien gérer le temps
Prendre des notes
Laisser du temps pour les questions
Finir avec les mesures à prendre
Évaluer l’efficacité de la réunion
Envoyer un email récapitulatif
01. Cela requiert-il une réunion ?
La première question à se poser est de savoir si ce que vous avez à dire nécessite de faire une réunion et quel type de réunion. Est-ce que cela doit avoir lieu toutes les semaines ? Tous les mois ? Tous les ans ? Est-ce une réunion de suivi ou le lancement d’un nouveau projet ?
Pour les réunions récurrentes (comme les points hebdomadaires avec votre équipe), si elles sont souvent nécessaires, vous pouvez parfois vous en passer. Faites-en sorte de les maintenir uniquement lorsqu’il y a des informations importantes à partager. Après tout, à quoi bon se retrouver autour d’une table pour se regarder dans le blanc des yeux ? Libérez vos équipes et à la place, faites des réunions en plus petit comité pour parler de projets spécifiques avec les personnes concernées.
En revanche, vous pourrez difficilement vous passer des réunions ponctuelles qui concernent des projets en particulier. Dans ce cas, plusieurs employés ou services doivent être alignés. Chacun devra apporter une mise à jour et il est important que tout le monde soit au courant de l’avancée des choses.
02. Définir un ordre du jour
La règle d’or d’une réunion efficace est celle-ci : ne pas perdre de temps. Elle est valable pour vous et pour tous les participants. Maintenant, essayons de la respecter.
Pour cela, commencez par fixer un objectif pour chaque réunion. Par exemple : discuter le plan de la prochaine campagne marketing. Faites-en sorte qu’il soit assez clair pour ne pas dévier.
Une fois que c’est fait, définissez un ordre du jour. Explicitez avec des puces de quoi va parler la réunion. Ensuite, envoyez cela par email quelques temps avant pour que tout le monde puisse y jeter un oeil et préparer des questions ou des éléments à apporter si besoin. Par “avant”, on entend au moins 1 jour en avance et non dans l’heure.
Lors de la réunion, gardez cet ordre du jour bien en évidence. Vous pouvez l’imprimer et le distribuer ou encore l’afficher sur un écran. L’idée est de pouvoir se repérer à tout moment. Un ordre du jour permet à tous les participants de garder le fil et de rester concentrés sur la discussion en cours.
03. Revoir la liste des invités
Une fois que vous savez quel sera le sujet de la réunion (précisément !), vous pouvez vous attaquer à la liste des invités. Toutes les personnes concernées doivent être présentes, et toutes les personnes présentes doivent se sentir concernées. En d’autres termes : n’oubliez ou ne rajoutez personne.
C’est aussi à cela que vous servent l'objectif de la réunion et l’ordre du jour. Vous serez en mesure de pointer les employés nécessaires en fonction de leurs responsabilités et leurs expériences. Assurez-vous d’avoir des membres capables de prendre des décisions pour que cela avance rapidement. Si votre réunion doit donner lieu à 2 autres pour valider le projet, ce sera contre-productif.
04. Commencer et finir à l’heure
Il n’y a rien de moins professionnel que de venir en retard à une réunion que vous organisez. Respectez les emplois du temps de tout le monde en arrivant au moins 5 minutes à l’avance. Cela donnera le ton et vous pourrez vous occuper des détails techniques avant que les autres n’arrivent.
Une fois que tout est en place, commencez immédiatement. N’attendez pas qu’Anna finisse son café ou que Mathieu sorte de sa séance de pilates. C’est le meilleur moyen d’entrer dans le cercle vicieux du retard permanent. Les retardataires prendront le train en route et ils sauront pour la prochaine fois que vous ne transigez pas sur la ponctualité.
De la même façon, libérez les participants à l’heure pour ne pas empiéter sur l’emploi du temps de vos collègues. Tout le monde a d’autres réunions ou d’autres priorités à tenir. Si vous n’avez pas fini, prévoyez un deuxième point dans la semaine ou passez au paragraphe suivant pour faire en sorte que cela n’arrive pas.
05. Bien gérer le temps
En tant qu’organisateur de la réunion, il est de votre devoir de vous assurer que tous les sujets présents à l’ordre du jour soient couverts en un temps imparti. Plus facile à dire qu’à faire…
Le secret est de ne pas dévier de propos. Mais, ne nous leurrons pas, cela va sûrement arriver. Votre rôle sera de constamment recentrer la conversation. Une bonne pratique est de garder un espace dans votre ordre du jour pour noter les sujets abordés et y revenir plus tard. Ainsi, vous ne frustrez personne et vous n’oubliez aucun point important.
06. Prendre des notes
Prendre des notes vous permet de ne pas oublier les commentaires ou les demandes que l’on vous fait. Un carnet et/ou un ordinateur est donc indispensable, et cela, que vous soyez un organisateur ou un participant.
Si vous n’arrivez pas à gérer la réunion et noter tout ce qu’il s’y passe en même temps, demandez à quelqu’un de le faire pour vous. N’oubliez aucun sujet pour pouvoir faire un compte-rendu aux absents et envoyer un récapitulatif aux personnes présentes - nous y reviendrons un peu plus bas.
07. Laisser du temps pour les questions
Lorsque vous créez votre ordre du jour, n’oubliez pas de prévoir quelques minutes pour les questions. Ce créneau disponible permettra à chacun de donner son opinion ou de demander plus de clarification si besoin. Enfin, ce temps supplémentaire sera utile pour gérer les imprévus s’il y en a.
08. Finir avec les mesures à prendre
Une réunion efficace doit mener à des actions. Il ne suffit pas de parler pendant 1 heure, il faut ensuite agir. Finissez votre réunion en énonçant clairement les mesures qui vont être prises : les deadlines à respecter, les personnes en charge, les objectifs à atteindre, etc. De belles paroles doivent toujours être suivies de faits concrets.
09. Évaluer l’efficacité de la réunion
Après l’action, la réflexion (oui, oui nous venons de l’inventer). À la fin de la réunion, demandez-vous si cela a été productif : avez-vous abordés tous les points prévus ? Les participants étaient-ils attentifs et réactifs ? Ce sont des choses importantes pour mesurer l’efficacité d’une rencontre.
Demandez également à vos collègues de vous faire un retour sur le fond et la forme. Ils pourront vous dire s’ils ont trouvé ça utile, si la durée était la bonne et si les informations partagées étaient pertinentes. En fonction du nombre d’invités, vous pouvez le faire en face à face ou via un sondage.
10. Envoyer un mail récapitulatif
Prenez l’habitude d’envoyer un email de suivi dans la journée qui suit la réunion au plus tard.
Dans ce récapitulatif, mentionnez tous les sujets qui ont été abordés, les questions et les réponses apportées ainsi que le plan d’action à suivre. Si il y a quelque chose que vous n’avez pas eu le temps de traiter, ajoutez-le dans votre compte-rendu. Enfin, rappelez à chaque personne ses tâches et ses responsabilités suite à la réunion qui vient de se passer.
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