Comment finissez vous vos emails ? “Cordialement” est trop… cordial. “Bisous” pourrait sembler familier. Et “Dans l’attente d’une prompte réponse de votre part” est un tantinet pompeux. Si seulement il y avait une formule sobre et adaptée à ajouter à votre adresse email professionnelle. Un peu l’équivalent d’une signature en fait…
La bonne nouvelle est que ça existe et ça s’appelle la signature mail (malin !). Il s’agit des quelques lignes qui apparaissent à la fin de vos courriels. Elles affichent généralement vos coordonnées et votre poste. Vous pouvez la personnaliser à l’image de votre société et ajouter toutes les informations que vous jugez pertinentes. Si vous envoyez votre candidature à un recruteur, n'oubliez pas d'être cohérent avec votre CV.
Astuce : Consultez nos articles pour savoir comment faire un bon CV, puis inspirez-vous de nos exemples des meilleurs CV.
Mais pourquoi s’occuper des messages alors qu’il y a tant de choses à faire dans une entreprise ? Eh bien, sachez que l’email est bien plus qu’un simple moyen de communication. Il permet non seulement aux différents membres de l’équipe d’échanger, mais aussi de démarcher de nouveaux clients ou encore de discuter avec vos prestataires. Voilà pourquoi la forme est aussi importante que le fond. Vos emails doivent être travaillés de la tête aux pieds - ou plutôt à la signature.
Vous allez vous absentez ? Là encore, la communication et la transparence sont primordiales. Consultez nos exemples de messages d'absence pour avoir l'air professionnel en toute circonstance.
N’ayez crainte, nous ne faisons pas que soulever des problèmes, nous apportons aussi les solutions. Découvrez comment créer une signature mail digne de votre expertise et notre sélection d’outils pour y parvenir sans difficulté.
01. Signature d’email : définition et utilité
La signature mail est le court texte qui se trouve au bas de votre courriel. Elle est ajoutée automatiquement à tous les nouveaux messages que vous écrivez. Elle est généralement composée de vos informations de contact et de votre intitulé de post. L’idée est de vous présenter virtuellement. Vous pouvez ensuite la personnaliser avec toutes sortes d’éléments (que nous détaillons plus bas).
Si votre signature mail est si importante, ce n’est certainement pas pour qu’on apprenne votre nom, puisqu’il apparaît déjà dans l'aperçu (ce serait l’équivalent de votre mère qui signe ses textos). En revanche, c’est une opportunité de business souvent méconnue.
Tout d’abord, une signature soignée est un gage de votre professionnalisme. On fait davantage confiance à un mail sur lequel figure le logo de l’entreprise. De ce fait, vous aurez plus de chances de recevoir des réponses de la part des personnes que vous sollicitez.
Par exemple, si vous envoyez un mail pour collaborer avec un influenceur et que vous finissez simplement par “ Laurent Mougin”, votre interlocuteur aura du mal à savoir s’il s’agit d’une demande sérieuse. Alors qu’avec une signature aux couleurs de votre entreprise, vos coordonnées complètes et un lien vers votre site, il peut tout de suite vous situer et prendre votre message en considération.
En outre, sachez que la signature est le dernier élément qu’une personne voit lorsqu’elle reçoit votre message. C’est donc l’impression finale que vous laissez à votre interlocuteur. Plus elle est jolie et détaillée, plus vous gagnez de points - consciemment ou pas.
Pour finir, ces quelques lignes à la fin de votre email peuvent vous servir à rediriger vos interlocuteurs vers un autre support marketing. La signature est l’occasion rêvée pour insérer un appel à l’action. Cela peut être un lien vers votre site internet, des icônes de réseaux sociaux ou encore une phrase incitant à s'inscrire à votre newsletter ou à profiter de la dernière promotion en cours. Ce ne sont pas les options qui manquent. À vous de trouver la bonne formule en fonction de votre société et de votre audience.
Maintenant que vous êtes convaincu de l’utilité d’une signature mail, découvrez ce qu’il faut y inclure.
02. Que doit contenir votre signature d’email ?
Des informations pertinentes
L’erreur courante est de penser qu’une bonne signature doit comporter une liste exhaustive des informations vous concernant. C’est faux. Une signature mail réussie ne contient que les éléments pertinents. Elle doit se lire en moins de 3 secondes. Inutile donc de vous épancher. Par contre, vous devez réfléchir en amont à ce que vous allez sélectionner.
Il y a deux choses primordiales sur lesquelles vous ne pouvez pas faire l’impasse : votre nom complet et votre intitulé de poste. À vous ensuite de choisir les extras :
Adresse postale
Numéro de téléphone (fixe / portable)
Réseaux sociaux
Logo de l’entreprise
Photo
Remarque : il est inutile de mentionner votre adresse email. Les personnes recevant des messages de vous ont, de fait, votre courriel. Rappelez-vous, vous n’avez que 3 secondes d’attention, ne les gâchez pas.
En plus des informations classiques, vous avez tout le loisir d’ajouter votre patte à votre signature. C’est d’ailleurs un moyen intéressant (et subtile) d’attirer l’attention de vos destinataires. On pense notamment à :
Un lien vers votre site internet
Un article de blog
Les actualités de votre entreprise : une nouvelle collection ou un événement à venir
La liste de vos boutiques physiques
Un bouton pour prendre rendez-vous
Votre slogan ou votre énoncé de mission en une phrase
...
La liste est très longue. Vous avez ici carte blanche pour vous exprimer et faire passer le bon message.
Attention, vous ne devez choisir que quelques options. Votre signature ne doit pas dépasser 4 lignes, au-delà de quoi vous risquez d'embrouiller votre interlocuteur plus qu’autre chose. Si vous n’êtes pas actif sur les réseaux sociaux par exemple, laissez cette option de côté. De même, il n’y a pas lieu d’ajouter un article de blog si cela n’apporte aucune valeur ajoutée.
Un design responsive
On ne juge pas un livre à sa couverture… ou peut-être que si. La forme compte autant que le fond, surtout sur internet où notre capacité d’attention est très faible. Un joli design et une image (une photo de vous par exemple) permettront d’attirer le regard de vos interlocuteurs et surtout de marquer les esprits. Et si on se souvient de votre mise en page, on se rappellera aussi de votre contenu ; ça tombe bien, c’est précisément ce dont vous aviez besoin pour cette levée de fonds !
Cela en dit long. Mais nous allons vous résumer la situation en une phrase : votre signature mail doit être responsive. Il n’est pas question que votre numéro de téléphone s’affiche sur deux lignes lorsqu’il est lu sur un appareil mobile. Si votre texte n’est pas parfaitement lisible, vous tirez une croix sur plus de la moitié de la population. Pensez-y.
Un format adapté
Quel service de messagerie utilisez-vous ? Gmail, Outlook, Yahoo ? Ils ont chacun leurs spécificités et parmi elles, se trouve la façon de lire et d’afficher les emails. Si votre signature semble parfaite sur votre ordinateur, il peut en être autrement sur celui de votre fournisseur Allemand. Bien heureusement, il y a un langage pour mettre tout le monde d’accord. Il s’agit de l’HTML. En écrivant votre signature sous ce format, vous vous assurez qu’elle soit lisible de la même façon par tout le monde.
De plus, n’oubliez pas de renseigner le Texte Alt de vos images si vous en avez. Cette courte description s'affiche si le visuel ne charge pas. Elle est également prise en considération par des logiciels adaptés pour les personnes malvoyantes.
03. Les bonnes pratiques à retenir
Comme partout, il y a une liste des choses à faire et des choses à éviter dans votre signature d’email. Voici donc quelques pratiques dont vous pouvez vous inspirer pour créer votre propre chef d’oeuvre.
N’utilisez pas plus de 2 polices
La modération est votre meilleure amie. Vous ne devez pas mettre trop d’informations, ni utiliser trop de couleurs et encore moins trop de typographies. Limitez-vous à deux polices de caractères - et de préférence, optez pour celles qui sont lisibles. Vous avez besoin d’inspiration ? Consultez notre article sur les meilleures associations de typographies.
Ajoutez votre photo
Si cet élément n’est pas essentiel, il est largement recommandé. Une photo permet à votre destinataire de mettre un visage sur un nom et donc, de personnaliser les échanges. En plus de cela, l’image capte l’attention et ajoute du cachet à votre signature. C’est tout de même plus agréable de savoir à qui l’on parle.
Uniformisez les signatures de vos employés
Comment reconnaître votre société si le mail de Marc du service presse et celui de Pauline des partenariats ont des designs complètement différents ? Pour trouver la mise en page qui correspondra à tous vos employés, utilisez la charte graphique de votre entreprise. Ce qui nous mène au point suivant.
Utilisez l’identité visuelle de l’entreprise
Votre signature mail fait partie de vos éléments de communication. Elle doit donc être cohérente avec votre image de marque. Utilisez la même palette de couleurs, affichez votre logo, exprimez-vous avec le bon ton, etc. L’important est que votre société reste reconnaissable sur tous les support.
N'indiquez pas d’informations de contact sur une image
Toutes vos informations de contact doivent être en format texte. La raison est simple : vos visuels ne s’affichent pas toujours. Il serait dommage que vos interlocuteurs ne puissent pas vous joindre à cause de cela. De plus, sur une image, les liens ne sont pas cliquables. C’est pourtant une option très pratique lorsque l’on consulte ses mails depuis un mobile.
04. Les outils pour créer votre signature mail
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour créer la signature parfaite. Du moins en théorie. Il est temps de passer à la pratique. Voici notre sélection des meilleurs outils pour générer votre propre signature mail.
MySignature est un outil assez intuitif pour créer votre propre signature mail. Le logiciel met à votre disposition tous les champs classiques (adresse, téléphone, poste, etc.) et moins classiques (bannière, site internet, réseaux sociaux). Il propose également une large sélection de Templates adaptés à tous les types d’activités. Seul bémol : de nombreuses fonctionnalités ne sont disponibles qu’en formule payante. Une fois que vous avez fini, cliquez simplement sur “Finish” pour générer le code HTML à insérer à votre messagerie.
Le petit + : le lien de tracking pour savoir qui a cliqué sur vos liens.
MySigMail est probablement l’un des outils gratuits les plus complets du marché. Vous pouvez ajouter toutes les informations de base et créer votre propre champ personnalisé s’il vous manque un élément. Ce logiciel vous permet d’inclure vos chaînes de réseaux sociaux, de choisir 2 couleurs et 2 types de typographies, d’ajouter une image cliquable et des options supplémentaires comme des bannières et des clauses de responsabilité. MySigMail a cependant un inconvénient : il n’y a qu’un modèle disponible. Le logiciel en promet d’autres à venir très prochainement. Affaire à suivre...
Le petit + : la possibilité d’ajouter des icônes Apple Store et Google Play pour télécharger des applications mobiles.
Cet outil s’utilise comme un jeu. Il est très simple d’utilisation et l’aperçu sur le côté droit de l’écran rend l’exercice encore plus attirant. Ses spécificités : une option pour lier votre adresse postale à une carte et l’ajout d’icônes pour vos informations de contact. Les options de personnalisation sont très variées, mais le design reste assez basique. Vous pouvez bien entendu modifier les couleurs, les polices et les tailles des icônes. Hormis cela, la mise en page est plutôt classique.
Le petit + : la diversité des réseaux sociaux proposés.
Voici un logiciel sans chichi. Signature Maker est facile et efficace. Il est moins complet que ceux présentés avant mais il tient ses promesses : réaliser une signature professionnelle avec un design épuré. Vous n’avez pas d’option de personnalisation ici. Cet outil convient donc à tous ceux qui ont besoin d’un signature rapidement, gratuitement et avec un design sobre.
Le petit + : l’outil vous permet de télécharger votre signature manuscrite.
Mesdames et messieurs, voici la crème de la crème. On peut difficilement faire plus complet que WiseStamp. Cet outil vous permet de créer plusieurs signatures et d’utiliser une extension (Chrome ou Firefox) pour choisir celle que vous voulez appliquer à un email spécifique. Vous pouvez donc vous adapter en fonction du destinataire. Il vous propose un grand nombre de Templates, tous plus beaux les uns que les autres. Vous cherchez des inconvénients ? Il y en a 2 : vous avez besoin de vous inscrire pour commencer à créer et vous devez passer en version payante pour supprimer la mention “WiseStamp”. Mais cela ne suffit pas à le détrôner de sa première place.
Le petit + : la possibilité d’inclure une vidéo YouTube.
La célèbre plateforme Marketing a lancé son propre outil - pour notre plus grand bonheur. Il fonctionne sur le même principe que les précédents : d’un côté vous remplissez vos informations, de l’autre vous avez un aperçu de votre signature. Les options sont un peu limitées si vous voulez sortir des sentiers battus. Autrement, c’est un excellent outil de base.
Le petit + : la sélection de badges à ajouter à votre profil pour gagner en crédibilité.
Boost my email est un outil compatible avec Gmail et Outlook uniquement. Si vous utilisez l’une de ces deux messageries, alors il en vaut la peine. C’est même un logiciel très professionnel. Il vous permet d’ajouter des bandeaux publicitaires et de suivre leurs résultats grâce à des outils statistiques avancés. Une version gratuite et une version payante sont disponibles.
Le petit + : il est en français !
Voilà un outil “Made in France” ! Avec Assistance Email, vous commencez par choisir un design. Vous avez le choix entre 6 options. Après cela, vous ne pouvez plus toucher à la mise en page (hormis pour le choix des couleurs et de la police). Il ne vous reste plus qu’à entrer vos informations de contact et à générer le code HTML. C’est aussi simple que cela.
Le petit + : spécialisé dans le texte, cet outil propose les meilleures mises en page.
Gimmio fait également partie des favoris de notre liste. Dès le départ, vous pouvez choisir entre plusieurs Templates. Ce ne sont pas les options qui manquent, même si beaucoup sont disponibles uniquement en version payante. L’utilisation de cet outil est très intuitive : vous n’avez qu’à cliquer sur un élément pour le modifier. Malheureusement, vous ne pourrez pas faire grand chose sans passer à la caisse. La bonne nouvelle est que vous avez quand même 7 jours d’essai gratuits sur tous les abonnements Premium.
Le petit + : un niveau de personnalisation avancé.
À votre tour ! Commencez par créer un site internet avec Wix, puis obtenez une adresse email professionnelle pour votre entreprise.