Comment organiser un événement en ligne ?



Partout dans le monde, COVID-19 et confinement obligent, tous les événements physiques ont été annulés jusqu’à nouvel ordre. Ils ont été très largement remplacés par des événements en ligne. Il est vrai que rien ne vaut une vraie rencontre en chair et en os, mais les webcams permettent tout de même aux gens de se retrouver et d’échanger, malgré l’isolement. Il est donc plus que jamais temps de repenser vos événements en mode virtuel, pour répondre à la demande, continuer à vendre des tickets et maintenir un lien privilégié avec vos clients.



Les 5 avantages principaux des événements virtuels


Organiser un événement virtuel comporte de nombreux avantages par rapport au présentiel. Si tant est que la configuration soit réussie, vous pouvez créer pour vos invités une expérience riche, agréable et innovante. Voici les 5 principaux avantages des événements en ligne :


1) C’est ce que désirent vos clients : é-chan-ger ! Alors qu’ils sont enfermés chez eux, et que l’ennui les guette, montrez-leur que vous êtes là pour eux en leur offrant une expérience digitale intéressante ou divertissante.


2) C’est l’occasion de créer de l’engagement de manière différente. Souvent, les gens se sentent plus à l’aise de participer lorsque l’événement est en ligne. Vous pouvez recueillir les questions et les commentaires de vos invités en y ajoutant un forum, dans lequel vous pourrez trier les commentaires et y répondre, même durant l’événement.


3) C’est plus facile à gérer. En effet, avec le passage au virtuel, organiser un événement n’a jamais été aussi simple et peu onéreux. Finis les problèmes de logistique, les coûts de personnel et les annulations pour cause de mauvais temps ! Le contenu de votre événement occupe enfin le devant de la scène, et vous pouvez faire passer vos messages directement, pour plus d’impact. En plus, cela vous laisse le champ libre pour trouver des moyens créatifs pour faire participer vos invités.


4) Il n’y a plus de limites. Souvenez-vous des recherches pénibles de lieux, des questionnements tendus sur sa capacité d’accueil… Maintenant, vous pouvez inviter autant de gens que vous voulez. Voyez cela comme une opportunité d’inviter des personnes que vous n’auriez pas pu inviter physiquement. Vous atteignez plus de gens, on parle plus de vous et vous enrichissez votre carnet d’adresses.


5) Il dure dans le temps. En publiant l’enregistrement de votre événement sur votre site ou sur votre chaîne Youtube, vous augmentez votre audience et attirez des clients potentiels. Vous pouvez également créer un espace membre et des pages réservées uniquement aux internautes qui ont payé pour voir votre contenu.



Choisissez le format de votre événement virtuel


Certains types d’événements fonctionnent particulièrement bien en format virtuel. Voici quelques exemples :

  • Les séminaires

  • Les concerts

  • Les ateliers

  • Les cours

  • Les meetups

  • Les rencontres

Avant de vous lancer, définissez le type d’événement que vous voulez organiser. Pour cela, posez-vous les bonnes questions :

  • Avez-vous prévu un ou plusieurs intervenants ?

  • Les participants seront-t-ils uniquement spectateurs ou auront-ils la possibilité d’intervenir ?

  • L’événement se déroule-t-il en direct ou est-il pré-enregistré ?

  • De quelle manière souhaitez-vous interagir avec vos participants ?

  • Qu’est-ce que les participants doivent tirer de votre événement : des informations, un sentiment d’appartenance, ou bien une expérience visuelle ou auditive ?


Choisissez ensuite le format qui conviendra le mieux à votre événement. N’oubliez pas de vous munir du matériel nécessaire.



Webinaire


Exposez votre contenu sous forme d’une présentation. C’est le format idéal pour les séminaires et les cours en ligne.


Ce qu’il vous faut : Vous pouvez configurer votre webinaire via votre ordinateur. Préparez à l'avance votre présentation ainsi que votre script. Si vous prévoyez une session de questions-réponses, pensez à faire équipe avec une autre personne qui s’occupera de trier les questions et les commentaires.



Vidéo-conférence


Ce format est idéal pour les rendez-vous, les cours, les ateliers ou les conférences. Imaginez des moyens originaux pour encourager votre public à participer.


Ce qu’il vous faut : Vous aurez peut-être besoin d’un équipement plus technique. Tout dépend du type d’événement que vous organisez : par exemple, si vous proposez un cours de cuisine, il vous faudra sûrement plusieurs caméras afin de filmer simultanément des angles et des endroits différents.



Streaming en direct


C’est le format le plus adapté aux événements de grande ampleur, comme les spectacles, les concerts ou les compétitions sportives. Bien que votre public ne soit ni visible ni audible, vous devez lui transmettre le sentiment qu’il est au cœur même de l’événement.


Ce qu’il vous faut : Tout dépend de la taille de l’événement. Il est très probable qu’il vous faudra un équipement un peu technique et une équipe de plusieurs personnes pour vous aider. Si vous organisez un concert, assurez-vous que la qualité audio soit optimale.

Si vous avez déjà organisé des événements en présentiel et avez décidé de vous lancer à présent dans le monde virtuel, pensez aux éléments que vous pourrez facilement utiliser en ligne et à ceux qu’il faudra adapter.


Comment configurer votre événement en ligne


Maintenant que vous savez quel genre d’événement vous voulez organiser, il est temps de le configurer. Voici un guide étape par étape pour créer un événement virtuel :


01. Rassemblez le matériel de base


Vous avez besoin d’un ordinateur fiable, qui peut opérer sans poser de problèmes un logiciel de streaming vidéo, une connexion Wi-Fi solide ou un câble Ethernet, une caméra ou une webcam, un micro et de bons écouteurs.


02. Choisissez votre logiciel


Il existe de nombreux logiciels, chacun avec ses spécificités. Il est donc important que vous fassiez vos recherches pour choisir celui qui est le mieux adapté à vos besoins. Voici quelques options :

Webinaires

Conférences

Streaming en direct

Organisez votre événement en ligne facilement et rapidement avec Wix et Zoom. Il vous suffit simplement de suivre ces étapes :

  • Créez votre événement. Ajoutez votre nom et vos informations personnelles, puis choisissez “en ligne” pour le lieu.

  • Connectez votre compte Zoom. En connectant Zoom à votre site Wix, vous pouvez créer automatiquement un lien Zoom pour vos événements en ligne et les envoyer à vos invités dans l’e-mail de confirmation ou de rappel.

  • Gérez l’inscription en ligne de A à Z. Vendez vos tickets, recevez les RSVP, examinez et modifiez la liste d’invités et envoyez des e-mails automatiques de confirmation ou de rappel.

  • Enregistrez votre événement. Assurez-vous d’enregistrer le live pour le partager par la suite, ou bien même le monétiser sur votre site.


Retrouvez ici plus d’informations sur comment connecter Zoom à votre site Wix.


03. Organisez une répétition


Rassemblez votre équipe et entraînez-vous. Organisez au moins une répétition pour vous assurer que votre équipement fonctionne correctement et que vos proches parviennent à se connecter sans problème.



04. Faites la promotion de votre événement


Annoncez à vos visiteurs que vous organisez un événement et incitez-les à acheter des places sur votre site.

  • Faites-en la promotion sur les réseaux sociaux. Utilisez les réseaux sociaux pour attirer de nouveaux participants, en créant des posts accrocheurs pour expliquer ce que vous organisez.

  • Envoyez une newsletter. Utilisez l’email marketing pour communiquer auprès des participants de vos événements précédents. Rédigez des lignes d’objet audacieuses afin d’inciter vos contacts à ouvrir l’email.

05. Restez en contact avec vos participants


Lorsque vos visiteurs s'inscrivent, envoyez-leur un email de confirmation avec le lien de l’événement. Précisez-leur aussi à l’avance s’ils doivent télécharger un logiciel afin de se connecter. Donnez-leur des conseils sur comment se connecter et indiquez les règles communautaires pour que vos invités se sentent le plus à l’aise possible.


Si vous souhaitez informer vos participants de changements de dernière minute, utilisez l’appli Wix Owner pour les contacter. Créez un forum pour permettre aux invités de communiquer entre eux et restez en contact avec eux après l’événement en leur demandant leurs impressions et leurs avis.


06. Ajoutez votre enregistrement à votre site


Une fois l’événement terminé, pensez à proposer une rediffusion sur votre site. Ajoutez une vidéo de l’événement pour permettre à vos visiteurs d’y accéder facilement. Vous pouvez créer des bibliothèques de média avec Wix Video et proposer des souscriptions payantes à vos visiteurs.


Prêt à passer au virtuel ? Regardez notre webinaire à ce sujet pour en savoir plus.


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