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Conseils Pour Entreprises \ 8 Octobre 2013

Améliorez votre productivité en organisant votre espace de travail

Votre espace de travail est à votre entreprise ce que votre corps est à votre esprit. Un espace de travail sain, est le reflet d’une entreprise saine (comme l’aurait dit le poète latin). En organisant convenablement votre environnement, vous améliorerez votre productivité et par conséquent vos profits.

Il n’est pas nécessaire d’avoir un bureau flambant neuf avec vue sur le Champ-de-Mars, une pièce aérée dédiée à votre activité professionnelle fera amplement l’affaire. Ces quelques conseils vous aideront à mettre de l’ordre dans votre lieu de travail.

Développez votre productivité en organisant votre espace de travail

Espace dédié

D’aucuns préfèrent travailler dans des cafés ou encore au lit avec leur portable sur les genoux. Loin de nous l’idée de perturber les habitudes des mordus de la couette ou des amateurs de bains de fouleצ toutefois il est recommandé de prendre en considération les avantages de disposer d’un espace dédié au travail uniquement.

Si vous aimez travailler à la maison, prenez soin de ne pas laisser s’entasser vos chemises sur le dos de votre chaise et de ne pas abandonner vos documents professionnels à proximité de votre machine à café. Créez un espace propre et praticable.

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Armes anti-désordre

Une fois votre espace défini, il vous faut attaquer le désordre qui sème la discorde entre vous et vos documents. Techniquement, cela se résume à classer tout ce qui encombre votre bureau par catégories. Trouvez des outils de rangement provisoires (des vieux dossiers, des cartons, même des Tupperwares si ça vous chante) et ne laissez sur votre table que les matériaux que vous utilisez régulièrement. Cela vous évitera d’avoir à fouiller pour trouver le post-it dans cette botte de documents qui se tient sous vos yeux.

Quand le temps vous le permettra, faites un tour dans un magasin spécialisé et achetez les outils dont vous avez besoin. Allez-y de bon cœur : les classeurs, les organiseurs, les boîtes, les corbeilles à courrier, les étagères, les tiroirs sont autant de bienfaiteurs qui vous permettront de travailler en paix.

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Régularité ! Verdict : 2 fois par jour

Accordez-vous 5 minutes à deux moments de la journée pour trier et classer vos documents. Si le temps vous fait défaut, contentez-vous de ranger vos papiers par piles et de jeter à la corbeille – celle du recyclage, cela va de soi – vos brouillons et docs sans importance.
Quand vous aurez une heure de libre vous pourrez la consacrer ultérieurement à peaufiner votre espace de travail. Cette heure aussi pénible soit-elle à sacrifier, vous fera gagner un temps précieux par la suite.

Les étiquettes sont vos amies

Ce point est à priori assez élémentaire, mais spécifions-le à tout hasard. Si vous ne collez pas de noms sur vos dossiers, vous serez embarrassés d’avoir à les ouvrir un à un pour découvrir ce qu’ils contiennent.

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Scannez tout ce que vous pouvez

Il n’y a aucune raison valable à garder des tas de copies pour tous vos documents. Scannez ceux dont vous avez besoin et recyclez le reste. Cette machine dans le coin du bureau qui attend depuis si longtemps de pouvoir servir aura enfin une utilité et vous économiserez une place considérable. Technologie, quand tu nous tiens.

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Organisez votre espace digital

Votre PC aussi a un bureau. Probablement tout aussi important que celui en bois qui lui fait office de support. Créez des dossiers pour chaque type de document que vous affichez. N’hésitez pas à créer des « sous-dossiers » ils ne prennent pas plus de place et facilitent vos recherches. Répétez la manipulation avec votre boîte mail.

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Synchronisez votre calendrier

Tenez-vous informé des projets, des meetings, des événements et de tous les travaux à venir qui impliquent une certaine planification. Utilisez votre téléphone portable pour créer des rappels et des avertissements en fonction de votre calendrier.

Il est toujours bénéfique d’avoir un temps de battement avant d’avoir à rencontrer un client ou à rendre un projet. De plus, en créant votre liste de tâches à accomplir, votre temps s’organisera par la même occasion.

Après tout, à quoi bon gagner du temps s’il nous échappe par la suite ?


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