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Conseils Pour Entreprises \ 2 Juin 2016

10 erreurs à ne jamais commettre quand vous écrivez un email

Tous les jours, nous envoyons plusieurs dizaines d’e-mails. Certains sont très courts (« tu déjeunes où ? »), d’autres plus copieux – comme votre newsletter, visant à faire connaître votre business ou site internet. Avec toute cette paperasse numérique à traiter, parfois dans des délais très serrés, il nous arrive de commettre des bourdes. La plupart sont heureusement insignifiantes. Mais lorsqu’elles touchent à la vie en entreprise, elles peuvent durablement ternir une réputation de professionnel attentif et rigoureux.

Ce petit guide recense les erreurs les plus fréquemment commises lorsqu’on écrit un courriel. Lisez-le attentivement. Il vous aidera à faire le travail d’inspection nécessaire avant de presser le bouton « Envoyer ». À bon émetteur, salut !

Il vient de commetre une erreur en écrivant un email

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 Se tromper de destinataire

C’est l’erreur la plus classique, et celle qui pardonne le moins. Vous voulez envoyer des photos légèrement « pimentées » à votre conjoint. Mais comme vous avez la tête prise par le dossier « à faire pour hier » déposé à l’instant par votre boss, c’est le nom de ce dernier que vous entrez dans le champ « Destinataire ». Évidemment, ce n’est qu’APRES l’envoi que vous réalisez la méprise. Si cela peut vous consoler, cette histoire est arrivée à tout le monde au moins une fois : avocat qui transmet des pièces confidentielles à la partie adverse, designer qui adresse la maquette de son site au mauvais client, etc. Mais quand ça nous tombe dessus, on est rapidement pris de sueurs froides – voire franchement glaciales.

On vous rassure tout de suite : vous n’êtes pas totalement démuni. Si vous êtes suffisamment réactif, vous pourrez récupérer le malencontreux courriel avant qu’il ne soit ouvert par le (mauvais) destinataire. C’est ce qu’on appelle le rappel d’e-mail, une option proposée par la plupart des grandes échoppes de la messagerie en ligne – à commencer par Gmail, avec qui Wix travaille pour vous fournir les adresses e-mails personnalisées de votre site. Vous l’avez échappé belle !

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 Oublier la pièce jointe

Vous avez beau chercher partout, vous ne voyez rien. Pas moyen de mettre le curseur sur ce fichu document, pourtant annoncé dans le message de votre expéditeur. C’est que, tout bêtement, ce dernier a oublié de l’attacher à son e-mail. Une bévue courante, qui conduit à des échanges embarrassants (« Sauf erreur de ma part, la PJ est manquante ») et des excuses en veux-tu en voilà. Évidemment, personne n’est à l’abri. Alors, même si vous avez la vigilance et le coup d’œil d’un arbitre de Roland Garros, n’oubliez pas de vérifier si vos fichiers sont bien en place avant d’expédier.

Mieux : pour être sûr que tout le monde sera d’accord sur ce qui a été envoyé/reçu, ajoutez dans le corps de votre message une liste détaillée des pièces jointes. Exemple ? « Vous trouverez ci-joint : 1. Le contrat de travail de M. Cédédé ; 2. La photo de mon chat Billy en GIF animé ; 3. Le nouveau design de votre site internet Wix » (trouvez l’intrus). Il s’agit, à notre humble à avis, du meilleur des pense-bêtes.

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 Bâcler le design 

Comme nous aimons à le répéter, l’habit fait le mail. Autrement dit, si vous voulez que votre courriel soit lu et apprécié, évitez d’empiler les briques de texte les unes sur les autres (même si vous étiez champion régional de Lego dans votre enfance). Un effort tout particulier doit être fait sur le design, au moins autant que sur le contenu. Heureusement pour vous, il n’a jamais été aussi facile de mettre vos e-mails sur leur 31. Avec ShoutOut, il vous suffit de choisir l’un des Templates (gratuits) préconçus par nos graphistes professionnels et d’y ajouter vos éléments par un simple « glisser-déposer ». Aucune connaissance technique n’est nécessaire. Votre seule mission : rédiger des messages suffisamment accrocheurs pour convaincre vos lecteurs de cliquer. Mais même là, nous avons des conseils pour vous faciliter la vie. Merci qui ?

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 Mal rédiger la ligne d’objet

L’objet est le titre de votre e-mail. C’est lui qui apparaît à côté de votre nom dans la messagerie de vos destinataires. En quelques mots, il indique à ces derniers à quoi ils peuvent s’attendre en ouvrant votre message : « Réponse à votre candidature au poste d’alpiniste », « Suite à notre rendez-vous (catastrophique) du 2 juin 2016 » ou « Relance n°613 – Facture ». Parce que c’est le premier élément qui apparaît, c’est aussi le plus crucial pour vos campagnes d’email marketing. Il doit donc être précis, pour permettre à vos interlocuteurs de retrouver facilement le message, et percutant, pour leur donner envie de s’y intéresser. Cet article vous explique comment rédiger des lignes d’objet qui attirent les clics. À commencer par le vôtre.

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 Négliger la politesse

Il existe mille et une manières de se montrer poli dans un e-mail. Certaines ont trait au fond, d’autres à la forme. Dans tous les cas, elles ne doivent jamais être oubliées. En voici les plus élémentaires :

  • Remerciez toujours lorsque vous recevez un e-mail – a fortiori lorsque son auteur n’a pas ménagé sa peine. Vous avez appris les bonnes manières quand vous étiez petit ? Aucune raison de les perdre maintenant que vous avez du poil au menton.
  • Gardez votre sang-froid, même lorsque vous devez « recadrer » un collaborateur ou demander à un prestataire d’honorer une énième commande en retard. Rien ne vous interdit de vous montrer directif. Mais ne perdez pas de vue que l’énervement et les insultes ne paient jamais.
  • Commencez et terminez vos e-mails par les formules d’usage, en dosant le degré de formalisme selon votre proximité avec le destinataire. Pas de « Bises » au recteur de votre université, ni d’« Avec l’expression de ma plus sincère considération » au type du service d’à côté. Même si ça vous démange…
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 Ne pas se relire

Pas besoin de passer pour le Maître Capello de votre boîte. Mais une faute d’orthographe vous sera toujours durement reprochée (au moins dans l’esprit de votre lecteur). Il est donc crucial de se relire, et de se relire encore. Quand vous avez un doute sur un accord du participe passé ou le pluriel d’un mot composé, il n’y a pas de honte à consulter le dictionnaire, le Grevisse ou l’un des nombreux sites gratuits consacrés à la – si belle – langue française. Bref, pour le dire comme les bambins, tournez sept fois votre doigt autour de la souris avant de cliquer sur le bouton « Envoyer ».

Et pour être bien sûr de ne pas faire partir, par inadvertance, un e-mail incomplet ou truffé de coquilles, nous recommandons de toujours commencer par le corps de votre message, en laissant le champ des destinataires (« À : ») vide. Ce dernier ne doit être rempli qu’au tout dernier moment, une fois votre relecture réalisée.

Le bon usage grevisse dark vador

Du bon usage de la Force

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 Mettre les mauvaises personnes en copie

Non, il ne s’agit pas de l’association des Constipés Corses ou de la ligue des Chasseurs de Canards Insomniaques. L’abréviation « Cc » (pour copie carbone) désigne les personnes qui ne sont pas directement concernées par votre e-mail, mais à qui vous l’envoyez quand même pour les ternir informées. Le champ « Cci » (pour copie carbone invisible) est quant à lui réservé aux personnes qui recevront votre e-mail, mais sans que le destinataire principal ne le sache – contrairement au « Cc ». On parle alors de « destinataires masqués » – comme Batman, mais en milieu professionnel. Cette dernière fonctionnalité est à utiliser avec précaution. En mettant par erreur l’adresse en « Cc » au lieu de « Cci », votre destinataire saura immédiatement que vous avez voulu mettre un « espion » sur le coup.

Au-delà, jongler entre les « Cc » et les « Cci » est souvent nécessaire pour ménager les susceptibilités en entreprise. « Comment, vous avez oublié de me mettre dans la boucle sur cette question pour laquelle je suis archi-responsable, expert et pertinent ?! ». Dans le doute, placez – sauf contre-indication spécifique – toutes les personnes impliquées dans le dossier en copie (à commencer par vos supérieurs). Cela vous évitera des prises de bec.

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 Ne pas sauvegarder

Diantre ! Ce long mail d’introduction qui vous avait demandé trois jours de travail intensif et 25 tasses de café – parti en fumée. La faute à votre navigateur, que vous avez éteint un peu trop brutalement, ou votre ordinateur qui a planté. Il est pourtant possible d’éviter cette situation (et les ulcères associés) en sauvegardant régulièrement vos messages. Vous retrouverez vos précieuses ébauches dans la rubrique « Brouillons » de votre messagerie, qu’il vous suffira de ressortir le moment venu pour les retravailler. En toute tranquillité.

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 Ne pas mettre de signature 

« Bien cordialement, Martin ». Martin qui ? Le petit blond de la compta ? Ou le bras droit du patron ? Forcément, si vous ne signez pas (ou incomplètement) vos e-mails, vos destinataires auront du mal à s’y retrouver. Il est pourtant très facile de se présenter convenablement. Les boîtes de messagerie permettent d’enregistrer votre signature électronique, qui sera automatiquement insérée à la fin de chacun de vos messages. Il est coutumier d’y faire figurer son nom, celle de son entreprise, sa fonction ainsi que ses coordonnées (numéro de téléphone, fax ou profil Snapchat pour les plus audacieux). Et si vous avez un site internet, c’est le moment de glisser son adresse : un peu de publicité épistolaire – et gratuite – ne fait jamais de mal à personne.

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 Envoyer au mauvais horaire

Expédier vos e-mails au milieu de la nuit est toujours une mauvaise idée. D’abord, parce que la fatigue n’aidant pas, vous serez plus susceptible de commettre l’une des 9 erreurs référencées ci-dessus. Ensuite, parce que votre e-mail sera enseveli sous la masse de ceux envoyés en fin de soirée ou en début de matinée – et aura donc moins de chances de taper dans l’œil de votre destinataire. Enfin, parce ce que ce dernier se dira que si vous n’avez rien de mieux à faire que d’écrire des courriels professionnels à 3 heures du matin, c’est que vous n’êtes pas net (ou trop Net, c’est selon).

Bref, sauf exceptions dictées par l’urgence, envoyez vos missives aux horaires de bureau, du lundi au vendredi. Comme tout le monde.

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Publié par Equipe Wix

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