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Conseils Pour Entreprises \ 3 Septembre 2015

5 outils Gmail qui vous changent la vie

Gmail est tellement célèbre que ce nom est presque devenu synonyme de boîte mail. Il faut dire que son utilisation super-intuitive et ses 15 Go de stockage gratuits séduisent un nombre croissant d’utilisateurs, partout dans le monde. Mais ce ne sont pas ses seuls atouts.

Si la boîte mail de Google plaît tellement, c’est parce qu’elle est un peu comme le sac de Mary Poppins : un instrument magique, dans lequel on trouve tout ce dont on a besoin. Appels gratuits illimités, adresses mails personnalisées, outils de bureautique intégrés et autres services pratiques. Ci-dessous, 5 outils qui font de Gmail.com une solution irremplaçable.

5 sensational Google tools

Votre boîte mail passe à la vitesse supérieure

On commence par les e-mails – rien de surprenant : après tout, nous sommes chez Gmail. Votre boîte ne vous permet pas seulement d’envoyer et de recevoir des messages. Elle recèle une multitude de fonctionnalités très pratiques, que vous regretterez de ne pas avoir connues plus tôt :

  • Oups ! Vous venez d’envoyer à votre patron cet e-mail “attentionné” que vous destiniez à votre conjoint(e) ? Pas de panique ! Gmail propose une option de rappel de messages qui vous évitera la honte de votre vie (et/ou le licenciement). Il vous suffit de cliquer sur le bouton « Annuler » dans la petite fenêtre jaune qui s’affiche après chaque envoi, et le mail est aussitôt rapatrié chez vous. Vous pouvez de nouveau respirer normalement !
  • Vous n’avez pas encore entendu parler de Boomerang ? Allez vite y jeter un œil ! Cette application 3-en-1 est une vraie merveille. Primo, elle vous permet de prévoir en avance l’envoi de vos messages – idéal si vous avez des choses à envoyer le week-end ou pendant les vacances, et que vous ne souhaitez pas vous connecter juste pour cela. Secundo, Boomerang s’assure que vos mails ne tombent pas dans l’oubli en vous envoyant un rappel quand vos interlocuteurs ont omis de vous répondre. Tertio, l’appli allège votre boîte en retirant momentanément les messages les moins urgents, et en les faisant réapparaître au moment opportun. Vous êtes ainsi sûr(e) de traiter chaque chose en son temps.
  • En raison de votre activité (eCommerce, service après-vente, etc.) ou parce que vos correspondants sont un peu durs d’oreille, vous devez répondre sans arrêt aux mêmes questions ? Il est temps de vous simplifier la vie. Gmail vous offre la possibilité de rédiger des réponses standardisées, qu’il vous suffit de ressortir d’un simple clic lorsque vous en avez besoin. A chaque fois, ce sont de précieuses minutes de gagnées, qui font une vraie différence à la fin de la journée.

Une adresse au nom de votre entreprise

Vous travaillez en freelance ou à la tête d’une petite entreprise ? Distinguez-vous de la concurrence en vous équipant d’une boîte mail personnalisée. Gmail vous permet de choisir votre nom de domaine, celui qui apparaît après le « @ » dans votre adresse. Alors, plutôt qu’un classique monentreprise@gmail.com, optez pour une adresse du type contact@monentreprise.com ou service@monentreprise.com. Le rendu est tout de suite beaucoup plus professionnel. En plus, vous avez la possibilité de « gonfler » artificiellement les effectifs de votre boîte en multipliant les adresses en fonction des besoins : comptabilite@monentreprise.com, marketing@monentreprise.com, info@monentreprise.com… Redoutable !

Des appels gratuits et illimités, partout dans le monde

Fatigué(e) de taper sur un clavier à longueur de journée ? Google a encore une fois la solution. Hangouts vous permet d’appeler gratuitement et sans limite n’importe quel utilisateur Gmail, même s’il se trouve à l’autre bout du monde. Et pour ceux qui préfèrent les images, une option vidéoconférence – elle aussi gratuite – est prévue. Last but not least : une session de Google Hangouts permet d’accueillir jusqu’à 10 participants en même temps. Parfait pour les séances de travail en groupe !

Des outils pour rester organisé(e)

« Sans maîtrise, la puissance n’est rien ». Ce qui vaut pour vos pneumatiques vaut également pour votre travail. Si vous n’êtes pas correctement organisé(e), vous n’irez pas bien loin, même avec les meilleurs outils entre les mains. Pas d’inquiétude ! Gmail vous aide aussi à mettre de l’ordre dans vos tâches et dans votre agenda. Commencez par paramétrer votre compte pour l’adapter à votre activité et y ajouter les libellés, dossiers et adresses pré-enregistrées dont vous avez besoin. Avis aux stabiloteurs compulsifs : sachez qu’il est même possible de prévoir un système de classement par couleurs !

Une fois votre boîte mail apprivoisée, passez à Google ToDo. Cette application vous permet de créer en un rien de temps des To Do Lists très efficaces, consultables à partir de votre ordinateur ou de votre smartphone. Vous êtes ainsi sûr(e) de garder un œil sur vos urgences et de ne pas oublier une malencontreuse deadline.

La bureautique sans frontières avec Google Drive

Vous vous sentez obligé(e) de mentionner le Pack Office (Word, Excel et consorts) en bas de votre CV pour montrer que vous vous y connaissez en informatique ? Vous pouvez d’ores et déjà le remplacer par Drive, la solution bureautique de Google. Grâce à elle, vous pouvez mettre en page vos textes, construire vos tableaux de données et créer de sublimes présentations sans quitter votre compte Gmail.

Drive est 100 % gratuit et regorge de fonctionnalités astucieuses. Mais son vrai point fort est ailleurs : comme toutes les applications Google, il est connecté au Cloud, ce qui signifie que vos fichiers sont automatiquement sauvegardés en ligne. Du coup, plus besoin d’avoir votre PC ou Mac sous la main pour accéder à vos documents : il vous suffit de vous connecter à partir de n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette. Et si vous n’êtes pas du genre possessif, vous pouvez également partager l’accès avec vos collègues, afin de consulter et améliorer vos documents en équipe.

Prêt(e) à vous lancer sur le Web ? Première étape (obligatoire) : créez votre superbe site internet – c’est gratuit !


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