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Actualité \ 30 Juillet 2015

Mieux qu’un assistant personnel ! Exploitez le potentiel de votre smartphone

Qui n’a jamais rêvé d’avoir un assistant personnel ? Discret et dévoué, il s’occuperait en un rien de temps de vos factures, de vos e-mails et de vos rendez-vous. Pendant ce temps, vous pourriez enfin vous consacrer pleinement à votre métier. Bonne nouvelle : cet assistant, vous l’avez déjà ! Et pas plus loin que votre poche. Si vous savez l’utiliser, votre smartphone peut en effet devenir votre meilleur collaborateur. Multitâche et infatigable, il vous accompagne à n’importe quelle heure du jour et de la nuit dans tous vos déplacements.

Il est donc temps de révéler le potentiel gigantesque qui réside dans ce petit appareil. Pour cela, nous vous avons concocté une liste d’applications gratuites et malignes, pour tous les systèmes d’exploitation. À consommer sans modération !

Homme utilisant son téléphone

Recherche secrétaire sérieux(-se)

Difficile de se passer de secrétaire. C’est lui qui se rappelle de tout, organise votre agenda, fixe vos rendez-vous et s’assure que vos dossiers sont bien classés. Aucune machine ne remplacera un assistant en chair et en os. Toutefois, grâce à un cocktail bien dosé d’applications astucieuses, votre smartphone s’en sortira plus qu’honorablement.

On commence par les applications de conf’ call. Grâce à elles, plus besoin de se déplacer pour partager avec vos collaborateurs ou mettre enfin un visage sur le nom d’un client. Skype et Google Hangouts marchent au poil, sont gratuites et compatibles avec tous les appareils. Si vous deviez choisir une autre application, assurez-vous d’abord qu’elle soit suffisamment répandue, afin de pouvoir joindre le maximum de personnes possible.

Il s’agit ensuite de mettre un peu d’ordre dans vos dossiers. Google Drive vous permet de créer, d’éditer et de partager vos documents de travail, des feuilles de calcul aux présentations en passant par les fichiers texte. Les documents sont stockés sur le cloud : vous pouvez donc y accéder à tout moment, depuis votre smartphone, votre tablette et votre ordinateur. Ou comment revisiter la fameuse maxime de Lavoisier : rien ne se perd, tout se crée et tout se partage !

Personne qui écrit sur une feuille

La compta’ pour les nuls

Vous avez des problèmes avec les chiffres ? Une dangereuse montagne de factures impayées s’accumule sur votre bureau ? Vous allez bénir les créateurs d’Expensify ! Cette application gratuite vous permet de tracer vos dépenses, tout simplement en photographiant les factures avec votre smartphone. Vous n’avez plus rien à faire : l’algorithme reconnaît le montant et met automatiquement à jour votre comptabilité après chaque nouvelle dépense. En bonus, Expensify peut se synchroniser avec votre compte QuickBooks, le logiciel de gestion de comptabilité qui connaît un succès croissant auprès des petites entreprises.

Plus besoin de clavier

Bizarrement, c’est toujours au volant ou quand on a les mains occupées qu’on a le plus besoin de son téléphone. Les applications de reconnaissance vocale viennent à votre rescousse. Grâce à elles, plus besoin de clavier pour contrôler votre smartphone. Votre voix suave et mélodieuse suffit pour rédiger un e-mail, faire un post sur Facebook ou même composer un numéro de téléphone. Si vous avez un iPhone récent (4S et au-delà), la fonction est déjà intégrée. Sinon, il existe un large panel d’applications gratuites qui feront aussi bien le travail, comme Vlingo pour Android ou Vocalia pour iPhone. En attendant les smartphones qui lisent dans vos pensées, il n’y a pas mieux pour travailler en gardant les mains libres !

homme qui écrit sur son smartphone

Notes, listes et mémos

Dans la même veine, on compte des douzaines d’applications qui permettent de prendre facilement des notes, les mains dans les poches. Nous aimons particulièrement Google Keep, véritable boîte à outils multifonctions. Des rappels aux mémos en passant par l’inévitable « To Do List », cette application vous aide à tout noter. Et, puisqu’il s’agit d’une invention Google, la synchronisation avec votre Google Drive est automatique.

Manager 2.0

Beaucoup de missions nécessitent de travailler en équipe. Ménager les susceptibilités et les exigences des uns et des autres est tout sauf évident. Surtout lorsque les membres de votre team se trouvent dans différentes villes, voire dans différents pays, comme c’est de plus en plus souvent le cas dans notre économie globalisée. Pour vous faciliter la vie, téléchargez au plus vite l’une des nombreuses applications de management de projets sur smartphone, comme Evernote, Basecamp ou Trello. Grâce à elles, vous pouvez attribuer à chacun de vos collaborateurs un rôle et des objectifs précis, et suivre en temps réel l’avancement de chaque tâche. Vous devenez un vrai chef d’orchestre – avec un smartphone en guise de baguette !

Smartphone

Plus besoin d’agence de voyage

Si vous voyagez régulièrement dans le cadre de votre travail, n’oubliez pas d’emporter TripIt avec vous. Cette application au design très soigné vous permet de planifier tous vos déplacements de manière professionnelle. Le principe ? Il vous suffit d’envoyer en vrac tous vos e-mails relatifs à votre voyage (note d’hôtel, billet d’avion, réservation de voiture, etc.) pour que l’application réalise automatiquement un itinéraire condensé et intuitif qui vous guidera tout du long grâce à d’astucieuses alertes. Avec TripIt, impossible de vous tromper de terminal à l’aéroport ou de vous faire avoir sur la note d’hôtel !

Passant qui regarde son smartphone

N’oubliez pas de débrancher en fin de journée

On finit avec un conseil que vous donnerait certainement un vrai assistant personnel en vous voyant quitter le travail. Pour les travailleurs indépendants et les chefs de petites entreprises, la distinction entre vie professionnelle et vie privée est très fine – pour ne pas dire inexistante… Alors, même si vous allez certainement adorer les nouvelles applications que nous vous avons présentées, n’oubliez pas d’éteindre votre téléphone avant de vous coucher ! Laisser son smartphone allumé après le travail est la meilleure manière de gâcher votre soirée ou de perturber votre sommeil. Etre dévoué à son travail, oui ! Mais il faut aussi savoir s’arrêter pour souffler. Alors, l’application professionnelle la plus précieuse est peut-être celle-ci : l’alarme qui vous rappellera tous les jours de débrancher et de profiter des nombreux plaisirs de l’existence.

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