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Conseils Pour Entreprises \ 19 Mai 2015

9 conseils pour optimiser votre temps au travail

Vous avez l’impression de passer votre vie au bureau ? De ne jamais sortir la tête de l’eau ? C’est pourtant prouvé : au travail comme ailleurs, ce n’est pas la quantité, mais la qualité qui compte. Optimiser son temps permet d’être plus décontracté et, du coup, plus efficace. Pas question pour autant de bâcler vos dossiers. Les 9 conseils qui suivent vous aideront à boucler vos tâches professionnelles – au moins – aussi bien, en un temps record.

Gens heureux

Planifiez méthodiquement

Il est temps de sortir cet agenda que l’on vous avait offert pour Noël et que vous n’aviez jamais ouvert. Il sera votre meilleur allié dans votre lutte anti-heures sup’. Un agenda ne sert pas uniquement à noter vos rendez-vous avec vos collègues ou clients. Il permet aussi de prévoir vos moments de travail en solo. L’idéal est de planifier sa journée entière, en bloquant à l’avance des plages horaires pour chaque tâche que vous devez effectuer. Vos objectifs seront ainsi bien définis, et vous aurez plus de motivation pour les atteindre. Autre astuce : fixez une à deux fois par semaine un moment pour traiter vos e-mails en souffrance et la paperasse qui s’est accumulée afin de vous assurer ne pas les oublier.

 Évitez de jouer les prolongations

Nous connaissons tous ces réunions interminables, desquelles on sort avec le sentiment d’avoir sacrifié la moitié de sa journée pour pas grand-chose. Si nous ne les cadrons pas, les rendez-vous ont naturellement tendance à s’éterniser. Prenez les devants ! Prévoyez des réunions courtes, de 30 à 45 minutes maximum, afin de vous forcer à aller droit au but. Ce principe est aussi valable pour les tâches que vous devez effectuer seul : imposez-vous des délais volontairement serrés afin de donner un coup de fouet à votre concentration. Vous serez vite impressionné par ce que vous êtes capable d’accomplir avec moins de temps.

Calendrier

Allez à l’essentiel

Plus que quelques heures pour terminer votre présentation avant le rendez-vous client de l’année ? C’est le moment de garder la tête froide et de vous concentrer sur l’essentiel. Plutôt que de chercher à tout faire par vous-même, reposez-vous sur la myriade d’outils disponibles gratuitement en ligne. Besoin de retoucher des photos ? PicMonkey s’en occupe pour vous. Traiter des fichiers audio ? Audacity est là pour ça. Editer un joli portfolio en ligne ? Wix, pour vous servir.

Offrez une cure de désintox’ à votre boîte de réception

En moyenne, un employé passe 28 % de son temps de travail à consulter sa boîte mail. Une vraie drogue, qui empêche de se consacrer sérieusement au travail de fond. Il est donc nécessaire de s’imposer des limites. Prévoyez un maximum de 2 à 3 sessions mails par jour. Par exemple, vous pouvez vous connecter une fois en arrivant au bureau, une deuxième fois avant la pause-déjeuner, puis une dernière fois quand vous avez bouclé votre journée. Le reste du temps, la boîte mail est zone interdite ! Même à partir de votre smartphone. Difficile de se plier à une telle discipline, mais les résultats en valent vraiment la peine.

Personne qui lit sur une tablette

Passez en mode « Avion »

Non, il ne s’agit surement pas de se mettre à planer. Maintenant que votre boîte mail est fermée, il n’est pas question de s’arrêter en si bon chemin ! Prochaine étape : les petites sessions de (t)chat sur Facebook, WhatsApp ou Gmail. Si elles n’ont l’air de rien, ces distractions momentanées sont fatales pour votre concentration. Croyez-le ou non, quelques secondes d’interruption suffisent pour ficher en l’air tous vos efforts. Alors, rendez-vous service et fermez toutes les fenêtres de discussion pendant que vous travaillez. Vous gagnerez ainsi un temps précieux, que vous pourrez utiliser à converser avec vos amis dans la vraie vie, autour d’un bon verre ou d’un repas copieux.

 Utilisez une « To Do List»

Astuce classique mais imparable pour mieux s’organiser : faire une liste de toutes les tâches que vous devez effectuer dans la journée. En ayant des objectifs bien définis, vous aurez beaucoup moins de chances de vous éparpiller. Commencez toujours par les tâches urgentes, même si ce sont les moins glamours ou les moins simples. Passez ensuite aux tâches que vous aimez le moins faire, afin d’être sûr de les traiter. Vous aurez alors l’esprit libre pour vous consacrer aux dossiers que vous aimez davantage.

To Do List

 La perfection n’est pas de ce monde

Le souci du détail, oui. L’obsession de la broutille, non. Afin d’être efficace, il faut parfois savoir vous arrêter lorsque les choses sont suffisamment bien faites – sans pour autant être nécessairement parfaites. Le plus souvent, vous serez en effet évalué sur votre capacité à abattre rapidement une quantité importante de travail. Alors, ne perdez pas trop de temps et d’énergie à fignoler des détails accessoires, et concentrez-vous sur l’essentiel.

Apprenez à déléguer

A chacun son domaine de compétence. Certains effectuent mentalement des calculs dignes d’un tableur Excel. D’autres n’ont pas leur pareil pour trouver la formule qui fait mouche en toute situation. Alors, si vous avez une tâche qui ne correspond pas à votre spécialité, regardez si vous ne pouvez pas la confier à quelqu’un d’autre qui l’effectuera mieux, et plus rapidement. Apprendre à déléguer : le secret du bonheur.

délègue

Changez vos habitudes

Votre grand-mère le répétait sans arrêt : le monde appartient à ceux qui se lèvent tôt. Dur à admettre, mais cet adage a du vrai. Surtout en ce qui concerne le travail. Arriver le premier au bureau cumule les avantages. Puisque vos collègues ne sont pas là pour vous raconter leur week-end en famille (sans compter la séance photo – Mathieu à une nouvelle dent ! Extatique.) ou vous proposer une pause-café (« Nice Shoes » comme dirait George), vous pouvez vous plonger directement dans votre To Do List. De plus, si vous partez tôt de chez vous, vous évitez les bouchons sur la route ou les transports bondés. Du temps intelligemment gagné qui vous permettra, en fin de journée, de quitter le travail avant tout le monde !

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