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Autre \ 15 Janvier 2015

10 astuces pour mieux utiliser Gmail

Combien de messages envahissent votre boîte mail au quotidien ? Pour beaucoup d’internautes, les courriels qui affluents chaque jour se comptent par dizaines, voire par centaines, au point de faire loucher les inconscients qui daignent encore lire toutes leurs lignes de sujet. Séparer le bon grain électronique de l’ivraie devient ainsi un travail assommant qui requiert un temps précieux. Mais cette situation ne présente pas que des inconvénients. Témoins de l’utilisation massive faite de leurs services, les acteurs du monde de l’e-mail améliorent leurs outils afin de permettre à chacun d’en tirer le meilleur profit.

En avril dernier, le service de messagerie de Google célébrait ses dix ans. Durant cette décennie, Gmail est devenu leader mondial du marché avec ses 425 millions d’utilisateurs actifs – détrônant ainsi Hotmail qui a longtemps régné sur l’univers du courriel. Son succès n’est pas anodin : en tant que membre de l’honorable famille Google, la messagerie profite de la technologie (et du savoir-faire) du géant du Web et l’utilise à bon escient.

Nous vous présentons 7 conseils utiles qui vous aideront à mieux gérer vos messages et à optimiser votre temps sur Gmail :

Astuces pour Gmail

Réponses standardisées : ne vous répétez plus

Ras le bol d’envoyer les mêmes messages inlassablement ? Il existe une solution très pratique : les réponses standardisées. Cette option vous permet de rédiger des emails prêts à l’emploi à envoyer en un clic. Par exemple, vous pouvez créer une réponse type pour prévenir vos clients que vous reviendrez vers eux dès que possible ou pour créer un accusé de réception. Assurez-vous simplement de travailler vos messages pour qu’ils sonnent « naturels » afin de ne pas passer pour un paresseux de la plume digitale. Il vous suffit de sélectionner l’option Réponses Standardisées dans la catégorie Labos de vos paramètres afin d’en faire usage.

Dans Paramètres > Labos > Réponses Standardisées > Activer.

réponse standardisée Gmail

En ouvrant un nouveau message > Réponse standardisée  > Nouvelle réponse standardisée. Enfin, enregistrez votre réponse.

réponse standardisée Gmail

Réponse automatique : profitez de vos vacances !

Vous partez en vacances ? Ne laissez pas vos clients et collègues s’inquiéter de votre silence ! Créez une réponse automatique pour les informer de votre absence. Cet e-mail, communément appelé chez nos amis d’outre-mer OoO (Out of the Office), n’a pas forcément à être d’un ennui mortel. Vous pouvez faire preuve de créativité comme l’ont fait ces joyeux boute-en-train.

Bien entendu, il est possible que certains d’entre vous aient des appréhensions à l’idée d’exposer leurs orteils aux yeux d’inconnus. Vous pouvez créer une réponse uniquement pour les personnes figurant dans votre liste de contacts ou, si vous utilisez Google Apps, pour les utilisateurs faisant partie de votre domaine. Ainsi, vos informations resteront intra-muros si cette option vous semble préférable.

Dans Paramètres > Général > Réponse automatique activée > configurez vos dates et rédigez votre réponse.

Réponse automatique Gmail

Raccourcis clavier : optimisez votre temps

Gmail propose des raccourcis clavier très pratiques. Gagnez du temps en effectuant les manipulations dactylographiques présentées sur cette liste.

raccourcis clavier Gmail

Annuler l’envoi : fini les boulettes

Vous est-il arrivé de cliquer sur « Envoyer » et de vous rendre compte qu’une faute d’orthographe énorme vous narguait depuis votre message ? Pire encore, que vous avez adressé l’e-mail au mauvais destinataire ? Heureusement, Gmail met fin aux maux d’estomac dus à ce type de maladresses en vous proposant une option de retard automatique d’envoi. En l’activant, un bouton Annuler apparaitra dans un champ jaune situé en haut de votre écran l’espace de quelques secondes. Ouf.

Dans Paramètres > Labos > Annuler l’envoi > Activer.

Adresses e-mail personnalisées : gagnez en professionnalisme

Avoir une adresse e-mail personnalisée (ou plusieurs) en fonction de votre nom de domaine est un pas stratégique en direction d’une image de marque plus professionnelle. En outre, cela vous permet de mieux gérer les messages de vos clients. Par exemple, si votre nom de domaine est monsite.com, vos clients pourront vos contacter à info@monsite.com ou service@monsite.com. Avouez que ça fait plus pro que MartinBellefeuille@aol.com.

Avec Wix, vous pouvez acheter et connecter votre e-mail personnalisé Gmail très simplement :

  • Connectez-vous à votre compte Wix
  • Cliquez sur Souscriptions dans le menu
  • Sélectionnez l’option Boîtes Emails

Wix.com Gestion de Boîtes Email

Filtres : organisez votre boîte de réception

Nous connaissons tous ce problème : recevoir des e-mails de mille et une sources, dont certains sont vitaux alors que d’autres méritent à peine de prendre de la place dans la corbeille. Le meilleur moyen de faire un peu d’ordre dans la cacophonie virtuelle des messages reçus consiste à créer des filtres. Vous pouvez filtrer vos messages par mots-clés, par expéditeur ou selon d’autres paramètres utiles, et les diriger vers le fichier adéquat de votre boîte de réception. Et oui, vers votre corbeille aussi.

Dans Paramètres > Filtres > Créer un filtre.

filtres Gmail

Authentification : évitez les arnaques

Gmail propose d’authentifier les messages envoyés par des expéditeurs faisant régulièrement l’objet de tentatives d’usurpation comme eBay ou PayPal. Les courriels dont les expéditeurs sont validés apparaîtront alors avec une icône de clé. C’est tout de même rassurant.

Dans Paramètres > Labos > Icône d’authentification associée aux expéditeurs validés > Activer.

Authentification Gmail

Signature : donnez de la personnalité à vos messages

Donnez de la personnalité à vos messages en ajoutant une signature originale. En outre, cela vous évitera de réécrire systématiquement vos informations de contact, les formules de politesses (cordialement & cie) ou encore les règles de confidentialités liées à vos messages. Prenez donc le temps de créer une signature bien ficelée. Elle vous sera d’une aide précieuse.

Dans Paramètres > Général > Signature.

signature Gmail

Connectez votre Agenda Google à votre site internet

Vous pouvez en quelques clics connecter votre Agenda Google à votre site Wix. Chacun de vos événements y apparaîtra et présentera à vos visiteurs vos projets et vos disponibilités en direct. Il vous suffit d’ajouter l’application Agenda Google  et de lui donner le look idéal pour qu’elle se fonde parfaitement dans le design de votre site.

Google Calendar pour sites Wix

Newsletters Wix : Faites connaître votre entreprise 

Maintenant que vous maîtrisez parfaitement les paramètres de configuration de votre boîte de réception, il est temps de vous atteler à l’envoi de vos e-mails. Si vous avez un site Wix, vous pouvez dès maintenant commencer à créer des newsletters professionnelles avec Wix ShoutOut. En plus, vous pouvez importer tous vos contacts Gmail en un simple clic !

Exemple de Wix shoutout

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