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Autre \ 23 Octobre 2013

Comment externaliser avec succès les tâches de votre entreprise

Tout chef d’entreprise sait que diriger une société relève d’un engagement conséquent qui exige du temps, de l’énergie et des ressources. Le dévouement est certes la clé du succès, mais il n’est pas forcément aisé de garder la tête hors de l’eau afin d’éviter de se retrouver noyé sous une masse de tâches. L’accumulation de toutes les responsabilités imposées par la gestion d’une affaire peut avoir raison même du plus zélé des entrepreneurs.
En effet, la position impose de garder à l’esprit la situation dans son ensemble en permanence et il est évident qu’en essayant de tout faire par soi-même, on finit par perdre le fil, parfois au point de ne plus savoir par où commencer.

Cette situation délicate peut empêcher une affaire florissante d’atteindre son potentiel maximum. La solution la plus envisageable et la plus saine pour aborder ce défi est d’externaliser certaines missions.

Cela vous semble risqué ? Pas nécessairement. Voici quelques règles de base pour réussir votre externalisation.

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Quelques astuces pour externaliser sans risque :

  • Obtenez des recommandations : Avant de confier la source de vos revenus au premier venu (même à une connaissance), assurez-vous de l’étique professionnelle de cette personne. Renseignez-vous auprès des autres clients sur les points suivants : le respect des délais, la performance des tâches, la fiabilité et la disponibilité de cette personne.

Comment externaliser avec succès les tâches de son entreprise ?

  • Rassemblez plusieurs offres : Il sera plus avantageux pour vous d’élargir le champ de vos recherches afin d’obtenir plusieurs offres. Prenez contact avec différents professionnels pour étudier et comparer leurs propositions avant de vous empresser d’établir votre budget. Même si le prix est un facteur déterminant vous ne choisirez pas nécessairement de  travailler avec un prestataire qui propose l’offre la plus basse. Le prix de l’offre reflétera souvent le résultat obtenu.
  • Signez un contrat : Même s’il ne s’agit que d’un projet à court terme, il vous faut assurer vos arrières.  Vous devez vous protéger légalement et financièrement. Assurez-vous que le principe du consensualisme est respecté et que chaque partie est consentante. Les deux parties doivent avoir la capacité de contracter et comprendre toutes les clauses du contrat avant de le signer. Ces conditions remplies, le contrat est valable dès la signature.

Comment externaliser avec succès les tâches de son entreprise ?

  • Rédigez un dossier précis : Une fois que vous avez trouvé une personne de confiance, assurez-vous de lui transmettre sa tâche de façon claire et détaillée. Ajoutez-y des exemples ou des sources d’inspiration. Ne laissez rien au hasard.
  • Exigez un délai : Vous devez être très pointu sur le délai du projet. Il devra être clairement mentionné dans le contrat et dans le dossier. De temps à autre, il est judicieux de surveiller le cocontractant et de faire état de son avancement. Agissez de manière polie et professionnelle. Il est inutile (voire destructeur) de s’acharner obsessionnellement et de trouver systématiquement quelque chose à redire.
  • Laissez place à la révision : En externalisant un projet, vous aurez tendance à vous immiscer dans le travail de l’autre. Vous vous octroierez le droit d’y apporter des corrections et des révisions. Ce comportement est parfaitement commun et dû à l’effet « externalisation ». Afin d’éviter cette perte de temps, il est conseillé de définir un délai pour que le projet soit mis à votre disposition. Une fois la date définie, il sera plus simple de donner un retour à l’autre cocontractant. Apportez des commentaires constructifs et pertinents afin de garantir un résultat maximal. Ces éventuelles corrections et révisions devront être ancrées au contrat que vous signerez.
  • Soyez juste : Un comportement honnête et respectable avec vos cocontractants vous fera profiter d’un service de qualité et jouir d’excellents résultats. Il sera toujours dans votre intérêt d’avoir des personnes hautement expérimentées, qualifiées, voire haut placées à vos côtés. Etre juste et cordial sera une attitude récompensée pour vos projets futurs.

Lire aussi: 10 techniques de marketing à mettre au placard.


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